Điều khoản dịch vụ

Điều 1. Phạm vi áp dụng và giải thích từ ngữ

Nhà cấp 4 là nền tảng phần mềm công nghệ quản lý vận hành chuyên sâu cho nhà trọ, căn hộ dịch vụ và mô hình nhà cho thuê, hỗ trợ chủ nhà và người vận hành số hóa công tác quản lý phòng ốc, hợp đồng, chỉ số đồng hồ điện nước, lập hóa đơn và đối soát công nợ. Gói Resident tích hợp cổng giao tiếp nội bộ dành riêng cho người thuê. Nhà cấp 4 đóng vai trò là nhà cung cấp công cụ phần mềm quản lý độc lập, không tham gia vào quan hệ thuê mướn tài sản, không đóng vai trò bên cho thuê, bên bảo lãnh thực hiện nghĩa vụ hợp đồng hay đơn vị thu hộ tiền thuê nhà.

Dịch vụ hiện do cá nhân sáng lập phát triển và vận hành trực tiếp, chưa có đăng ký kinh doanh dưới tư cách pháp nhân thương mại độc lập và chưa mở bán đại trà. Bảng giá niêm yết trên website mang tính chất giới thiệu sản phẩm và định hình thương mại, không đồng nghĩa hệ thống đã mở cổng tiếp nhận giao dịch trực tiếp. Chủ thể dịch vụ, căn cứ pháp lý và chứng từ giao dịch hợp thức sẽ được hoàn thiện đầy đủ trước khi mở bán chính thức theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam.

Điều khoản này xác lập thỏa thuận pháp lý giữa người sử dụng với Nhà cấp 4 khi truy cập website hoặc sử dụng các tính năng phần mềm. Các chính sách về bảo vệ quyền riêng tư, an toàn dữ liệu và quy định thanh toán hoàn tiền tạo thành một bộ phận không tách rời của Điều khoản dịch vụ này.

Điều 2. Khởi tạo tài khoản và phân quyền truy cập

Chủ tài khoản chịu trách nhiệm toàn diện đối với việc khởi tạo tài khoản, chỉ định người sử dụng, phân quyền chức năng và phân bổ phạm vi cơ sở dữ liệu cho nhân sự trực thuộc. Người sử dụng có nghĩa vụ bảo mật thông tin đăng nhập cá nhân, không chia sẻ phiên làm việc hoặc cung cấp liên kết mời cho người không có thẩm quyền. Khi có sự thay đổi hoặc chấm dứt nhân sự, chủ tài khoản có trách nhiệm rà soát và thu hồi ngay quyền truy cập tương ứng.

Cổng thông tin người thuê chỉ cho phép cư dân tiếp cận dữ liệu cá nhân, thông báo sinh hoạt và các khoản thu liên quan trực tiếp đến quan hệ thuê mướn đã xác lập. Người ở cùng phòng không mặc nhiên được trao toàn quyền quản lý tài chính hoặc đại diện thay cho chủ thể đứng tên trên hợp đồng thuê. Tài khoản được cấp quyền tại một cơ sở không thể truy cập dữ liệu của cơ sở khác ngoài phạm vi được chỉ định.

Nhà cấp 4 áp dụng quy trình xác minh chặt chẽ đối với mọi yêu cầu thay đổi chủ sở hữu tài khoản, khôi phục quyền truy cập hoặc trích xuất dữ liệu vận hành. Để bảo đảm an toàn thông tin, người sử dụng tuyệt đối không gửi mật khẩu cá nhân, mã xác thực một lần (OTP) hoặc mã khóa màn hình qua bất kỳ kênh hỗ trợ nào.

Điều 3. Quy định về bản dùng thử và môi trường kiểm nghiệm

Mỗi tài khoản hợp lệ được cung cấp thời hạn dùng thử tiêu chuẩn 14 ngày kể từ thời điểm kích hoạt hệ thống, không yêu cầu liên kết thẻ thanh toán và không tự động trừ tiền khi kết thúc thời hạn. Việc gửi biểu mẫu đăng ký tư vấn hoặc nhận tài liệu trên website là thao tác tiếp nhận thông tin, chưa cấu thành quan hệ thương mại và không làm phát sinh nghĩa vụ tài chính đối với người đăng ký.

Môi trường dùng thử và bản kiểm nghiệm tính năng hiện chỉ phục vụ việc chạy thử nghiệm với tập dữ liệu minh họa. Người dùng không nhập thông tin hợp đồng thuê thật, ảnh chụp giấy tờ tùy thân (CCCD), sao kê tài khoản ngân hàng hoặc dữ liệu cá nhân của người thuê thực tế khi chưa có thông báo chính thức về việc hoàn tất các tiêu chuẩn an toàn dữ liệu cá nhân theo quy định.

Các hình ảnh, video thao tác và số liệu ví dụ trên website hoặc trong tài liệu nghiệp vụ chỉ nhằm mục đích hướng dẫn quy trình thao tác chuẩn, không phải là bằng chứng cho thấy Nhà cấp 4 đã thực hiện giao dịch tài chính hay vận hành thương mại với khách hàng thực tế.

Điều 4. Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng

Người sử dụng cam kết có đầy đủ quyền hạn và thẩm quyền hợp pháp đối với mọi dữ liệu nhập vào phần mềm; đồng thời có trách nhiệm rà soát chính xác thông tin cơ sở, số phòng, định danh người thuê và kỳ tính tiền trước khi lưu trữ hoặc phát hành. Việc thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân của cư dân phải có căn cứ pháp lý phù hợp, đúng mục đích quản lý và được sự đồng ý của chủ thể dữ liệu theo quy định pháp luật.

Nghiêm cấm các hành vi truy cập trái phép, khai thác lỗ hổng kỹ thuật, can thiệp vào mã nguồn hoặc thực hiện các biện pháp gây gián đoạn, quá tải hoặc mất an toàn hệ thống. Người dùng không được đăng tải, phát tán thông tin cá nhân, hình ảnh hoặc tài liệu nhạy cảm của cư dân lên các bảng tin chung, trang thông tin phòng trống hoặc không gian công cộng khi chưa được phép.

Nhà cấp 4 cung cấp hạ tầng công nghệ và công cụ đối soát tự động nhằm hỗ trợ công tác quản lý. Người vận hành giữ toàn quyền và chịu trách nhiệm độc lập đối với các quyết định kinh doanh, tính xác thực của số liệu đầu vào và giá trị pháp lý của các tài liệu quản trị nội bộ do mình khởi tạo.

Điều 5. Quản lý hóa đơn, công nợ và ghi nhận dòng tiền

Trước khi chốt kỳ và phát hành hóa đơn, người quản lý cần kiểm tra đối chiếu kỳ thanh toán, chỉ số tiêu thụ điện nước, đơn giá dịch vụ và các khoản điều chỉnh thực tế. Bản ghi hóa đơn trong hệ thống Nhà cấp 4 là chứng từ quản lý nội bộ phục vụ việc thông báo công nợ và theo dõi thanh toán; không thay thế hóa đơn điện tử hợp pháp theo quy định về thuế và hóa đơn, chứng từ.

Giao dịch thu tiền chỉ được xác nhận vào sổ thu chi sau khi người quản lý đã đối soát thực tế số dư với chứng từ chuyển khoản ngân hàng hoặc tiền mặt đã nhận. Thông báo hoặc hình chụp lệnh chuyển khoản từ người thuê chỉ là tài liệu tham khảo và không tự động chuyển trạng thái hóa đơn thành đã thanh toán. Trường hợp khách hàng thanh toán nhiều lần hoặc trả trước cho nhiều kỳ, hệ thống hỗ trợ phân bổ từng khoản tiền theo đúng nguyên tắc kế toán quản trị.

Mọi hóa đơn đã phát hành và khoản thu đã ghi nhận đều được lưu vết lịch sử bất biến. Khi phát hiện sai lệch, người quản lý phải sử dụng nghiệp vụ điều chỉnh công nợ hoặc hủy bỏ kèm lý do nghiệp vụ rõ ràng, tuyệt đối không chỉnh sửa số liệu thô nhằm mục đích khớp số dư một cách giả tạo.

Điều 6. Các gói dịch vụ và thay đổi hạn mức sử dụng

Phạm vi số lượng phòng, số cơ sở quản lý, số lượng tài khoản nhân sự và cổng thông tin người thuê được quy định chi tiết theo từng gói dịch vụ công bố tại biểu phí. Các tiện ích mở rộng hoặc gói mua thêm chỉ được kích hoạt theo đúng phạm vi và thời hạn đã xác nhận trên đơn đặt hàng hợp lệ.

Mọi gói dịch vụ đều bảo đảm đầy đủ các nghiệp vụ quản trị cốt lõi, bao gồm: tạo hóa đơn, ghi nhận thu tiền, điều chỉnh sửa sai nghiệp vụ và xuất toàn bộ dữ liệu ra tệp lưu trữ. Hết hạn gói, hạ gói hoặc vượt giới hạn phòng không tự xóa dữ liệu của khách hàng; hệ thống chỉ áp dụng hạn chế đối với năng lực tạo mới dữ liệu và hoàn toàn không khóa các nghiệp vụ tiền cốt lõi.

Trước khi chuyển đổi gói sử dụng, người quản lý cần rà soát lại số phòng và danh sách nhân sự hiện hữu. Biểu phí, chu kỳ thanh toán và các điều kiện bù trừ thời hạn sử dụng còn lại (nếu có) được tính toán minh bạch trên hệ thống trước khi người dùng xác nhận đơn hàng.

Điều 7. Quyền sở hữu trí tuệ và tài liệu chuyên môn

Toàn bộ mã nguồn, cấu trúc phần mềm, giao diện, nhãn hiệu, biểu tượng Nhà cấp 4, bộ tài liệu nghiệp vụ và các ấn phẩm hướng dẫn đều thuộc quyền sở hữu trí tuệ hợp pháp của tác giả sáng lập. Việc cấp quyền sử dụng phần mềm không đồng nghĩa với việc chuyển giao quyền sở hữu trí tuệ hoặc cho phép phân phối lại, bán lại, đảo ngược mã nguồn hoặc sao chép thương hiệu dưới bất kỳ hình thức nào.

Người dùng đăng ký hợp lệ trên website được quyền tải và sử dụng Sổ tay PCCC thực hành miễn phí phục vụ công tác rà soát an toàn nội bộ. Sổ tay này là tài liệu tham khảo chuyên môn, không thay thế cho giấy chứng nhận thẩm duyệt, nghiệm thu PCCC hoặc biên bản kiểm tra của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

Các biểu mẫu hợp đồng, biên bản bàn giao và hướng dẫn mẫu tích hợp trong hệ thống mang tính chất tham khảo tiêu chuẩn nghiệp vụ. Người sử dụng có trách nhiệm rà soát, tùy biến các điều khoản cho phù hợp với hoàn cảnh thực tế và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của hợp đồng ký kết với cư dân.

Điều 8. Tính sẵn sàng của hệ thống và dịch vụ tích hợp bên ngoài

Nhà cấp 4 vận hành trên nền tảng điện toán đám mây hiện đại, yêu cầu thiết bị người dùng có kết nối mạng Internet ổn định để duy trì phiên xác thực và đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực. Việc cài đặt lối tắt (PWA) trên màn hình chính của thiết bị di động hỗ trợ mở nhanh ứng dụng, không cung cấp cơ chế làm việc ngoại tuyến (offline) đối với các nghiệp vụ tài chính.

Hệ thống có thể liên kết với các nhà cung cấp dịch vụ hạ tầng, dịch vụ xác thực bên ngoài (Google) và cổng thanh toán trung gian. Nhà cấp 4 nỗ lực áp dụng các biện pháp kỹ thuật nhằm duy trì tính ổn định của nền tảng, tuy nhiên không chịu trách nhiệm đối với các sự cố gián đoạn phát sinh từ lỗi đường truyền Internet diện rộng hoặc lỗi từ hệ thống của bên thứ ba.

Khi cần thực hiện bảo trì định kỳ hoặc nâng cấp hạ tầng trọng yếu, Nhà cấp 4 sẽ thông báo trước về kế hoạch và thời gian dự kiến trên hệ thống nhằm hạn chế tối đa ảnh hưởng đến công việc vận hành của khách hàng.

Điều 9. Tạm ngừng, chấm dứt dịch vụ và xử lý dữ liệu

Người sử dụng có quyền chủ động dừng sử dụng dịch vụ vào bất kỳ thời điểm nào bằng cách liên hệ bộ phận hỗ trợ khách hàng. Hết hạn gói dịch vụ không làm mất quyền đối với dữ liệu; khách hàng luôn giữ toàn quyền đọc và kết xuất toàn bộ cơ sở dữ liệu của mình dưới định dạng bảng tính tiêu chuẩn để lưu trữ độc lập.

Nhà cấp 4 có quyền tạm ngừng hoặc chấm dứt quyền truy cập đối với các tài khoản vi phạm nghiêm trọng Điều khoản này, bao gồm hành vi phát tán mã độc, tấn công hạ tầng kỹ thuật, lạm dụng dịch vụ để gian lận hoặc mạo danh người khác. Quyết định tạm ngừng luôn được thông báo rõ căn cứ, phạm vi và giải pháp khắc phục tới email đăng ký của chủ tài khoản.

Trường hợp khách hàng gửi yêu cầu xóa vĩnh viễn tài khoản và dữ liệu liên quan, hệ thống sẽ tiến hành xác minh quyền sở hữu hợp pháp trước khi xử lý, loại trừ các dữ liệu buộc phải lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, thuế hoặc để giải quyết các tranh chấp còn tồn tại.

Điều 10. Tiếp nhận khiếu nại và giải quyết tranh chấp

Mọi ý kiến đóng góp, thắc mắc hoặc khiếu nại về dịch vụ được tiếp nhận qua email chính thức nhacap4.support@gmail.com hoặc đường dây nóng 0942 149 926. Khi gửi yêu cầu hỗ trợ liên quan đến sai lệch dữ liệu tài chính, người dùng vui lòng cung cấp mã giao dịch, mã hóa đơn và mô tả sự việc để đội ngũ kỹ thuật đối soát kịp thời.

Các bên cam kết ưu tiên giải quyết mọi mâu thuẫn hoặc bất đồng thông qua thương lượng và hòa giải thiện chí trên tinh thần tôn trọng quyền lợi hợp pháp của nhau và dựa trên căn cứ dữ liệu đối soát khách quan.

Trường hợp không đạt được thỏa thuận qua hòa giải, tranh chấp sẽ được đưa ra giải quyết tại Tòa án nhân dân có thẩm quyền tại Việt Nam theo quy định của pháp luật nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam.

Điều 11. Cập nhật và điều khoản thi hành

Điều khoản dịch vụ này có hiệu lực kể từ ngày được công bố trên website. Ngày cập nhật mới nhất được hiển thị công khai ở phần đầu tài liệu để người sử dụng tiện theo dõi.

Nhà cấp 4 có quyền điều chỉnh, bổ sung các điều khoản cho phù hợp với định hướng phát triển sản phẩm và quy định pháp luật hiện hành. Những thay đổi trọng yếu liên quan đến quyền lợi của khách hàng hoặc biểu phí sẽ được thông báo công khai trước khi áp dụng. Việc người dùng tiếp tục truy cập và sử dụng dịch vụ sau khi các sửa đổi có hiệu lực đồng nghĩa với việc chấp thuận toàn bộ nội dung sửa đổi đó.

Liên hệ

Gọi 0942 149 926 hoặc email nhacap4.support@gmail.com để được hỗ trợ hoặc gửi yêu cầu về thông tin của bạn.

Nêu email tài khoản để Nhà cấp 4 xác minh người yêu cầu. Không gửi mật khẩu hoặc mã đăng nhập.