Chính sách bảo mật và quyền riêng tư

Điều 1. Phạm vi áp dụng và chủ thể kiểm soát dữ liệu

Chính sách này áp dụng đối với toàn bộ hoạt động thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân khi người dùng truy cập website Nhà cấp 4, đăng ký nhận tư vấn, tải tài liệu chuyên môn hoặc sử dụng phần mềm quản lý nhà trọ và căn hộ cho thuê. Bộ phận vận hành Nhà cấp 4 là đơn vị tiếp nhận và xử lý các yêu cầu liên quan đến dữ liệu cá nhân qua email nhacap4.support@gmail.com và số điện thoại 0942 149 926.

Nhà cấp 4 phân định rõ ràng hai nhóm dữ liệu: (i) Dữ liệu người dùng trực tiếp cung cấp cho Nhà cấp 4 qua website nhằm mục đích liên hệ, tư vấn và (ii) Dữ liệu vận hành nhà trọ (bao gồm thông tin cư dân thuê phòng) do chủ nhà hoặc đơn vị quản lý nhập và lưu trữ trên hệ thống. Đối với dữ liệu vận hành nhà trọ, chủ nhà giữ vai trò là bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, Nhà cấp 4 đóng vai trò là bên xử lý dữ liệu theo ủy quyền và hợp đồng cung cấp hạ tầng công nghệ.

Điều 2. Các loại dữ liệu cá nhân thu thập

Khi người dùng điền biểu mẫu liên hệ hoặc đăng ký nhận tài liệu trên website, hệ thống tiếp nhận các thông tin cơ bản gồm: họ tên, địa chỉ thư điện tử (email), quy mô phòng quản lý và nội dung cần trao đổi. Số điện thoại là trường thông tin không bắt buộc, người dùng có thể cung cấp để tiện trao đổi chi tiết hơn.

Khi sử dụng phần mềm quản lý với tài khoản chính thức, hệ thống lưu trữ thông tin nhận diện tài khoản (email đăng nhập, tên hiển thị, vai trò được phân quyền, lịch sử thao tác) và các khóa xác thực công khai phục vụ cơ chế đăng nhập an toàn (Passkey). Người dùng không nhập mật khẩu tài khoản ngân hàng, mã PIN, mã OTP hoặc thông tin thẻ thanh toán vào các trường dữ liệu tự do trên hệ thống.

Đối với môi trường chạy thử nghiệm, hệ thống chỉ hỗ trợ xử lý dữ liệu giả lập (dữ liệu mẫu). Người dùng tuyệt đối không tải lên hình ảnh căn cước công dân thật, hợp đồng ký kết thực tế, sao kê ngân hàng hay thông tin sinh trắc học của cư dân khi chưa có văn bản xác nhận đủ điều kiện pháp lý và kỹ thuật bảo vệ dữ liệu.

Điều 3. Mục đích và căn cứ pháp lý xử lý dữ liệu

Dữ liệu cá nhân được thu thập và xử lý nhằm các mục đích chính đáng sau: (i) Cung cấp tài liệu nghiệp vụ, hướng dẫn sử dụng và giải đáp yêu cầu tư vấn theo đề nghị của người dùng; (ii) Duy trì, vận hành và đảm bảo an toàn kỹ thuật cho tài khoản quản lý trên phần mềm; (iii) Thực hiện đối soát hóa đơn, xác thực giao dịch đăng ký gói dịch vụ; (iv) Gửi thông tin cập nhật tính năng, kiến thức nghiệp vụ và ưu đãi thương mại khi có sự đồng ý riêng biệt của người dùng; (v) Thực hiện nghĩa vụ báo cáo hoặc cung cấp thông tin theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Mọi hoạt động xử lý dữ liệu đều được thực hiện dựa trên căn cứ pháp lý minh bạch: sự đồng ý của chủ thể dữ liệu, việc thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ, nghĩa vụ pháp lý theo luật định hoặc lợi ích hợp pháp của các bên trong việc bảo đảm an ninh mạng và an toàn thông tin.

Điều 4. Dữ liệu kỹ thuật, nhật ký hệ thống và công nghệ Cookie

Khi người dùng tương tác với website, hệ thống có thể ghi nhận các thông tin kỹ thuật tiêu chuẩn như: mã phiên ngẫu nhiên (session ID), nguồn truy cập (URL giới thiệu, mã chiến dịch), loại trình duyệt, hệ điều hành và các tương tác cơ bản trên giao diện. Các thông tin này hoàn toàn không đi kèm dữ liệu định danh cá nhân và chỉ dùng để cải thiện hiệu năng tải trang cũng như trải nghiệm người dùng.

Website sử dụng cookie kỹ thuật với mục đích ghi nhớ lựa chọn ngôn ngữ và duy trì trạng thái đăng nhập hợp lệ của phiên làm việc. Người dùng có thể chủ động xóa hoặc chặn cookie trong phần cài đặt của trình duyệt; việc này có thể làm mới lại tùy chọn giao diện hoặc yêu cầu đăng nhập lại nhưng không ảnh hưởng đến quyền sở hữu dữ liệu của người dùng.

Hệ thống hỗ trợ và tôn trọng tín hiệu không theo dõi (Do Not Track) từ trình duyệt web. Đồng thời, website áp dụng cơ chế mã hóa một chiều (băm) đối với địa chỉ mạng tại khâu tiếp nhận biểu mẫu nhằm ngăn chặn hành vi gửi thư rác và tấn công lạm dụng hệ thống.

Điều 5. Đăng ký nhận tài liệu chuyên môn và truyền thông tiếp thị

Sau khi đăng ký nhận Sổ tay PCCC trên website, người dùng được cung cấp đường dẫn tải trực tiếp tệp tài liệu PDF miễn phí. Hoạt động này hoàn toàn độc lập với việc đăng ký mua gói dịch vụ phần mềm hoặc đăng ký nhận tin tiếp thị.

Hệ thống lưu trữ bằng chứng thể hiện sự đồng ý của người dùng (thời điểm ghi nhận, địa chỉ email, phiên bản điều khoản tại thời điểm bấm gửi) với thời điểm lưu theo UTC và hiển thị theo giờ Việt Nam (UTC+7) nhằm làm căn cứ đối chiếu lịch sử đăng ký.

Nhà cấp 4 chỉ gửi thông tin cập nhật sản phẩm, tin tức quản lý nhà trọ và chương trình khuyến mãi qua email khi người dùng chủ động đánh dấu vào ô đồng ý nhận tin tiếp thị. Ô lựa chọn này luôn ở trạng thái mặc định không đánh dấu. Người dùng có quyền hủy đăng ký nhận tin tiếp thị bất kỳ lúc nào thông qua liên kết quản lý nhận tin hoặc gửi thư tới nhacap4.support@gmail.com mà không làm ảnh hưởng đến quyền sử dụng tài liệu miễn phí đã nhận.

Điều 6. Lưu trữ dữ liệu và xử lý qua đối tác thứ ba

Dữ liệu website và ứng dụng được lưu trữ trên hạ tầng máy chủ cơ sở dữ liệu hiện đại của Cloudflare. Quyền truy cập quản trị hệ thống chỉ được cấp phát cho nhân sự kỹ thuật có thẩm quyền, có phân quyền nghiêm ngặt và lưu vết nhật ký truy cập toàn diện.

Khi cung cấp dịch vụ, Nhà cấp 4 có thể hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ hạ tầng chuyên nghiệp (dịch vụ chuyển tiếp thư điện tử, dịch vụ xác thực tài khoản Google). Các đối tác này chỉ được phép xử lý dữ liệu trong phạm vi cần thiết để hoàn thành dịch vụ được ủy quyền và chịu sự ràng buộc về nghĩa vụ bảo mật thông tin.

Không cam kết dữ liệu chỉ được lưu hoặc xử lý tại Việt Nam. Do đặc thù của hạ tầng điện toán đám mây quốc tế, dữ liệu có thể được lưu trữ và xử lý tại các trung tâm dữ liệu khu vực của đối tác hạ tầng theo các tiêu chuẩn an toàn thông tin quốc tế, đồng thời tuân thủ các quy định về chuyển dữ liệu xuyên biên giới theo pháp luật Việt Nam khi áp dụng.

Điều 7. Quản trị dữ liệu vận hành nhà trọ của khách hàng

Toàn bộ thông tin phòng trọ, danh sách cư dân, chỉ số công tơ, bảng tính hóa đơn và dòng tiền ghi nhận trên phần mềm là tài sản dữ liệu thuộc quyền quản lý riêng biệt của chủ tài khoản. Nhà cấp 4 không sử dụng các dữ liệu này cho mục đích tiếp thị, không chia sẻ với bên thứ ba vì mục đích thương mại và không can thiệp vào quan hệ thuê giữa chủ nhà và cư dân.

Chủ nhà chịu trách nhiệm thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thông báo và thu thập sự đồng ý hợp pháp của cư dân trước khi nhập thông tin cá nhân của cư dân vào hệ thống. Cổng thông tin Resident phân tách triệt để dữ liệu: người thuê chỉ có thể xem hồ sơ, hóa đơn và thông báo trực tiếp thuộc phòng thuê của mình.

Khi thời hạn gói dịch vụ hết hạn, Nhà cấp 4 luôn duy trì quyền đọc và kết xuất dữ liệu cho chủ tài khoản, không tự ý xóa hồ sơ vận hành. Việc xóa dữ liệu chỉ được thực hiện theo yêu cầu văn bản chính thức của chủ tài khoản hợp pháp.

Điều 8. Thời hạn lưu trữ và nguyên tắc kết thúc xử lý dữ liệu

Dữ liệu liên hệ và trao đổi tư vấn được lưu giữ trong thời gian cần thiết để giải đáp thắc mắc và hỗ trợ triển khai cho người dùng. Dữ liệu tài khoản quản lý và hồ sơ đồng ý nhận tin tiếp thị được lưu giữ trong suốt thời gian tài khoản hoạt động hoặc cho đến khi chủ thể dữ liệu có yêu cầu hủy bỏ hợp lệ.

Thời hạn lưu giữ dữ liệu được xác định trên cơ sở đáp ứng mục đích xử lý ban đầu, thời hiệu khiếu nại theo pháp luật dân sự, cũng như nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ tài chính theo luật định. Sau khi hết thời hạn lưu trữ hoặc mục đích xử lý đã hoàn thành, dữ liệu sẽ được xóa bỏ an toàn hoặc ẩn danh hóa hoàn toàn.

Điều 9. Quyền của chủ thể dữ liệu cá nhân

Theo quy định pháp luật hiện hành, chủ thể dữ liệu có đầy đủ các quyền: (i) Quyền được biết về hoạt động xử lý dữ liệu của mình; (ii) Quyền đồng ý hoặc từ chối xử lý dữ liệu; (iii) Quyền truy cập, xem và yêu cầu cung cấp bản sao dữ liệu cá nhân; (iv) Quyền yêu cầu chỉnh sửa, cập nhật thông tin chưa chính xác; (v) Quyền rút lại sự đồng ý đã cấp; (vi) Quyền yêu cầu xóa dữ liệu hoặc hạn chế phạm vi xử lý dữ liệu; (vii) Quyền khiếu nại, tố cáo hoặc khởi kiện bảo vệ quyền lợi hợp pháp.

Việc rút lại sự đồng ý không làm ảnh hưởng đến tính hợp pháp của các hoạt động xử lý dữ liệu đã được tiến hành trước thời điểm rút lại sự đồng ý, cũng như các hoạt động xử lý dữ liệu bắt buộc nhằm thực hiện nghĩa vụ pháp lý theo luật định.

Điều 10. Trình tự tiếp nhận và xử lý yêu cầu về dữ liệu

Để thực hiện các quyền đối với dữ liệu cá nhân, người dùng vui lòng gửi yêu cầu từ địa chỉ email đã đăng ký tới nhacap4.support@gmail.com hoặc gọi tới số 0942 149 926. Nội dung yêu cầu cần nêu rõ họ tên, email đăng ký, loại quyền yêu cầu thực hiện và danh mục dữ liệu cụ thể cần xử lý.

Để ngăn chặn hành vi mạo danh và bảo vệ an toàn thông tin, Nhà cấp 4 sẽ tiến hành đối soát thông tin xác thực chủ tài khoản trước khi thực hiện cung cấp, chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu. Người dùng lưu ý không đính kèm mật khẩu hoặc giấy tờ tùy thân nhạy cảm trong yêu cầu ban đầu.

Nhà cấp 4 có trách nhiệm phản hồi và giải quyết yêu cầu của chủ thể dữ liệu trong thời hạn luật định (tối đa không quá 72 giờ làm việc kể từ thời điểm tiếp nhận yêu cầu hợp lệ). Trường hợp từ chối hoặc cần gia hạn thời gian xử lý do tính chất phức tạp, Nhà cấp 4 sẽ có thông báo văn bản nêu rõ lý do.

Điều 11. Các biện pháp bảo đảm an toàn thông tin và ứng phó sự cố

Nhà cấp 4 áp dụng các biện pháp bảo vệ kỹ thuật và tổ chức phù hợp nhằm ngăn chặn các hành vi truy cập trái phép, rò rỉ, mất mát hoặc phá hủy dữ liệu cá nhân: mã hóa đường truyền dữ liệu (HTTPS/TLS), cơ chế xác thực đa yếu tố không cần mật khẩu (FIDO2/WebAuthn), phân quyền truy cập theo nguyên tắc quyền tối thiểu (Least Privilege) và kiểm soát lưu lượng truy cập.

Trường hợp xảy ra sự cố an toàn thông tin đe dọa đến quyền riêng tư của dữ liệu cá nhân, Nhà cấp 4 sẽ lập tức triển khai phương án ứng phó khẩn cấp, ngăn chặn phạm vi ảnh hưởng, thực hiện báo cáo cơ quan chuyên trách an ninh mạng và thông báo công khai cho người dùng bị ảnh hưởng trong thời hạn quy định.

Điều 12. Sửa đổi, bổ sung chính sách

Chính sách quyền riêng tư này có thể được điều chỉnh định kỳ để phản ánh các thay đổi trong quy trình vận hành dịch vụ hoặc yêu cầu mới của pháp luật. Mọi sửa đổi trọng yếu sẽ được thông báo nổi bật trên trang chủ hoặc gửi thông báo qua email tới người dùng đăng ký.

Việc tiếp tục sử dụng website hoặc phần mềm Nhà cấp 4 sau khi chính sách cập nhật có hiệu lực được coi là sự đồng thuận hoàn toàn với các nội dung sửa đổi đó.

Liên hệ

Gọi 0942 149 926 hoặc email nhacap4.support@gmail.com để được hỗ trợ hoặc gửi yêu cầu về thông tin của bạn.

Nêu email tài khoản để Nhà cấp 4 xác minh người yêu cầu. Không gửi mật khẩu hoặc mã đăng nhập.