Lần đầu dùng Nhà cấp 4
Chuẩn bị cơ sở, phòng và hợp đồng để đi hết một kỳ thu tiền.
Cần chuẩn bị
Tên cơ sở, danh sách phòng, thỏa thuận thuê, số tiền cọc, đơn giá điện nước, các khoản dịch vụ, số người tính phí theo đầu người và chỉ số đầu kỳ. Phần mềm chưa có màn cấu hình đầy đủ biểu giá và dịch vụ riêng cho từng cơ sở; hãy chuẩn bị căn cứ thu tiền trước, rồi nhập số liệu phù hợp khi lập từng hóa đơn.
Cách thực hiện
Tạo cơ sở trước
Điền Tên chủ nhà hoặc đơn vị, Tên cơ sở và Địa chỉ trong Tạo cơ sở quản lý rồi bấm Lưu cơ sở.
Chuẩn bị đơn giá và khoản dịch vụ
Đối chiếu tiền thuê, đơn giá điện nước, cách tính phí dịch vụ, ngày thu và cách tính tiền khi nhận hoặc trả phòng giữa tháng với thỏa thuận đang áp dụng. Nếu tính theo đầu người, xác định số người, đơn giá và khoản thu của kỳ. Chưa có màn cài đặt chung cho các quy tắc này; khi lập hóa đơn, nhập khoản tiền theo từng kỳ và kiểm tra lại căn cứ trước khi phát hành.
Thêm danh sách phòng
Mở Cài đặt / Cơ sở và phòng. Nhập từng phòng hoặc chọn tệp Excel/CSV có sẵn, ghép cột mã phòng và giá thuê, rồi kiểm tra danh sách trước khi xác nhận. Tệp hiện chỉ nhập danh sách phòng, không nhập hợp đồng, cọc hoặc chỉ số điện nước.
Đón người thuê và ghi cọc theo hợp đồng
Mở Phòng, chọn phòng trống rồi bấm Đón người thuê. Điền người đứng tên, ngày nhận, giá thuê và cọc theo hợp đồng. Trường cọc ghi số tiền thỏa thuận phải nộp, chưa xác nhận đã nhận tiền; khi nhận hoặc hoàn cọc, ghi chứng từ riêng trong Cọc và trả phòng.
Ghi điện nước theo từng phòng
Mở Điện nước / Ghi chỉ số, chọn một phòng rồi nhập chỉ số điện và nước mới. Lưu xong, tìm lại phòng đó trong bảng và kiểm tra chỉ số, sản lượng trước khi lập hóa đơn. Lặp lại cho từng phòng; form hiện chưa có bảng nhập hàng loạt.
Lập, duyệt, phát hành và gửi hóa đơn
Mở Hóa đơn / Tạo hóa đơn. Nhập tiền thuê, đơn giá, phí dịch vụ và giảm trừ theo căn cứ của kỳ; xem lại chi tiết rồi chuyển lần lượt qua Kiểm tra, Duyệt và Phát hành. Một người có quyền ghi trên cơ sở có thể thực hiện các bước này; phần mềm không bắt buộc giao cho ba người khác nhau. Sau khi phát hành, dùng Soạn tin hóa đơn để chép hoặc chia sẻ nội dung sang Zalo hay kênh bạn chọn. Phần mềm chưa tạo mã VietQR cho hóa đơn tiền thuê.
Ghi khoản thu và kiểm tra phần còn thiếu hoặc dư
Chỉ ghi số tiền đã nhận và đối chiếu. Chọn hóa đơn, nhập số thực nhận, ngày nhận và mã giao dịch. Nếu nhận thiếu, hóa đơn còn số phải thu; nếu nhận dư, phần chênh lệch nằm ở Còn chưa ghép, không tự chuyển sang hóa đơn kỳ sau.
Kết quả cần kiểm tra
Cơ sở có danh sách phòng và hợp đồng đúng thỏa thuận, chỉ số đã lưu cho từng phòng, hóa đơn đã phát hành và khoản thu được đối chiếu. Báo cáo hiển thị phần còn phải thu; khoản tiền dư vẫn được nhận diện là chưa phân bổ.
Khi chưa làm được
Nếu không thấy thao tác, kiểm tra quyền ghi và cơ sở được giao. Nếu cần nhập lại số dư cũ hoặc phân bổ phần tiền dư sang hóa đơn khác, phần mềm hiện chưa có thao tác chuyển khoản dư đã lưu; không ghi thêm một khoản thu giả để bù. Liên hệ hỗ trợ để được hướng dẫn.