Thông báo tiền phòng cần cho người thuê biết khoản nào được tính, kỳ nào đang thu và cần thanh toán bao nhiêu. Nếu có khoản chưa đối chiếu, ghi riêng trạng thái và cách liên hệ; không gộp khoản đó vào tổng như thể đã xác nhận.
1. Thông tin cần có trong bảng kê
Ghi mã phòng, kỳ thu và từng khoản theo căn cứ đang áp dụng. Với điện, nêu chỉ số đầu kỳ, chỉ số cuối kỳ, sản lượng, đơn giá và thành tiền. Với nước, ghi chỉ số hoặc cách tính theo thỏa thuận. Phí cố định cần có tên và mức thu; khoản điều chỉnh cần nêu lý do, chứng từ hoặc thỏa thuận liên quan.
- Phòng và kỳMẫu ghi: Phòng [mã phòng], kỳ [tháng/năm]
- Tiền thuêMẫu ghi: [số tiền] đồng, theo [hợp đồng/phụ lục]
- ĐiệnMẫu ghi: ([chỉ số cuối] − [chỉ số đầu]) = [sản lượng] kWh × [đơn giá] đồng/kWh
- NướcMẫu ghi: [cách tính và số liệu theo thỏa thuận]
Các dòng được trích từ bảng trong bài. Mở mục để xem phạm vi áp dụng và phần giải thích.
Cuối bảng kê, ghi tổng phải trả, hạn thanh toán theo thỏa thuận và kênh nhận tiền. Nếu nhận chuyển khoản, thêm tên chủ tài khoản, ngân hàng, số tài khoản và nội dung chuyển khoản cần dùng. Chỉ gửi mã QR khi đã kiểm tra thông tin tài khoản và số tiền được điền chính xác.
| Nội dung | Mẫu ghi |
|---|---|
| Phòng và kỳ | Phòng [mã phòng], kỳ [tháng/năm] |
| Tiền thuê | [số tiền] đồng, theo [hợp đồng/phụ lục] |
| Điện | ([chỉ số cuối] − [chỉ số đầu]) = [sản lượng] kWh × [đơn giá] đồng/kWh |
| Nước | [cách tính và số liệu theo thỏa thuận] |
| Khoản khác | [tên khoản], [cách tính], [căn cứ nếu cần] |
| Tổng và hạn | [tổng tiền] đồng, hạn thanh toán [ngày theo thỏa thuận] |
| Liên hệ | [kênh nhận phản hồi] |
2. Mẫu thông báo gửi người thuê
Chào [tên người thuê],
Bảng kê tiền phòng [mã phòng], kỳ [tháng/năm]:
Tiền thuê: [số tiền] đồng
Điện: ([chỉ số cuối] − [chỉ số đầu]) = [sản lượng] kWh × [đơn giá] đồng/kWh = [thành tiền] đồng
Nước: [cách tính] = [thành tiền] đồng
Khoản khác: [tên khoản và cách tính] = [thành tiền] đồng
Tổng phải thanh toán: [số tiền] đồng
Hạn thanh toán: [ngày theo thỏa thuận]
Thông tin chuyển khoản:
Ngân hàng: [tên ngân hàng]
Số tài khoản: [số tài khoản]
Chủ tài khoản: [tên chủ tài khoản]
Nội dung: [mã phòng] [kỳ thanh toán]
Nếu cần đối chiếu khoản nào, bạn phản hồi qua [kênh liên hệ].Thay mọi nội dung trong ngoặc vuông bằng thông tin đã kiểm tra. Không dùng số tài khoản, đơn giá hoặc hạn thanh toán mẫu như dữ liệu thật.
3. Mẫu nhắc khi đến hạn hoặc còn khoản chưa thanh toán
Nhắc vào ngày đến hạn
Chào [tên người thuê], khoản tiền phòng [mã phòng], kỳ [tháng/năm], đến hạn theo thỏa thuận vào ngày [ngày]. Bảng kê là [liên kết/tệp]. Nếu bạn đã thanh toán, vui lòng gửi thời điểm giao dịch để chúng tôi đối chiếu. Nếu có khoản cần kiểm tra, bạn có thể phản hồi tại đây.Nhắc khi chưa đối chiếu được khoản tiền
Chào [tên người thuê], hiện chúng tôi chưa đối chiếu được khoản [số tiền] đồng của phòng [mã phòng], kỳ [tháng/năm]. Nếu đã chuyển, vui lòng gửi thời điểm và mã giao dịch qua [kênh riêng] để kiểm tra. Phần chưa xác định sẽ được ghi nhận là đang chờ đối chiếu.Giữ giọng trung tính và gửi thông tin giao dịch qua kênh riêng. Nếu xác định có khoản còn thiếu, nêu số tiền và căn cứ; không tự thêm phí chậm trả hoặc biện pháp xử lý chưa được xác nhận trong hồ sơ.