Chấm dứt hợp đồng khi người thuê vi phạm

Một phòng liên tục mở nhạc khuya, hàng xóm phản ánh và người thuê không thực hiện lời hứa khắc phục. Chủ nhà muốn lấy lại phòng để ổn định sinh hoạt chung. Tuy nhiên, từ phản ánh của cư dân đến việc chấm dứt hợp đồng còn nhiều bước cần kiểm tra. Có sự việc gây khó chịu chưa đồng nghĩa đã đủ căn cứ để yêu cầu khách rời đi ngay.

Cách xử lý phù hợp bắt đầu từ việc xác minh hành vi, đối chiếu căn cứ, lựa chọn hướng giải quyết rồi thực hiện thông báo và bàn giao đúng cách. Không nên dùng khóa cửa, cắt điện nước hoặc giữ đồ để tạo sức ép. Những biện pháp đó có thể làm phát sinh tranh chấp khác ngay cả khi người thuê đang có vi phạm. [1] [2]

Phạm vi ở đây là cá nhân cho thuê nhà hoặc phòng để ở trong tình huống thông thường. Không áp dụng nguyên xi cho thuê mặt bằng kinh doanh hoặc giao dịch thuê nhà ở thương mại của doanh nghiệp, hợp tác xã có chức năng kinh doanh bất động sản. Điều 1 Luật Nhà ở phân định các phạm vi này, nên cần xác định đúng quan hệ trước khi chọn điều luật. [1]

Tách yêu cầu khắc phục khỏi quyết định chấm dứt

Chủ nhà có thể cần yêu cầu người thuê dừng một hành vi, sửa hư hỏng hoặc đối chiếu tiền. Đó là bước xử lý việc đang xảy ra. Quyết định chấm dứt trước hạn là bước khác, cần có căn cứ tương ứng. Gộp tất cả vào một tin nhắn kiểu vi phạm nội quy nên mai phải đi dễ khiến cả hai bên không hiểu quyền và nghĩa vụ còn lại.

Trong thời hạn thuê đã thỏa thuận, khoản 1 Điều 172 Luật Nhà ở đặt ra nguyên tắc bên cho thuê không được đơn phương chấm dứt và thu hồi nhà, trừ các trường hợp tại khoản 2. Vì vậy, cần đọc nội quy cùng quy định áp dụng, không coi mỗi điều nội quy đều tự tạo quyền lấy lại phòng tức thì. [1]

Cũng có trường hợp hai bên cùng muốn kết thúc quan hệ thuê dù chưa thống nhất ai có lỗi. Họ có thể thương lượng một thỏa thuận chấm dứt theo Điều 171 khoản 2 điểm b. Khi đã tự nguyện thống nhất, cần ghi đúng đây là kết thúc theo thỏa thuận, thay vì dựng thêm hồ sơ vi phạm để làm lý do. [1]

Ghi lại sự việc đủ để người khác hiểu được

Một phản ánh hữu ích cần có thời gian, địa điểm, hành vi quan sát được và ảnh hưởng cụ thể. Thay vì ghi khách rất thiếu ý thức, nên ghi phòng nào mở âm thanh vào khung giờ nào, ai trực tiếp chứng kiến và việc gì bị ảnh hưởng. Những nhận xét về tính cách không thay thế được dữ kiện.

Nếu quản lý nhận tin từ người khác, phải phân biệt phần họ báo với phần mình trực tiếp kiểm tra. Người ở phòng bên nói nghe tiếng kéo bàn từ tầng trên là đầu mối xác minh, chưa chắc đã xác định đúng nguồn. Khi có nhiều phòng sử dụng chung hành lang hoặc đường ống, kết luận vội dễ làm sai đối tượng cần xử lý.

Lưu bản gốc tin nhắn, ảnh hoặc tài liệu liên quan, đồng thời ghi cách thu thập. Không chỉnh giờ, ghép nhiều sự việc thành một hoặc nhờ người ký xác nhận điều họ không chứng kiến. Hồ sơ cần giúp kiểm tra diễn biến thật, không phải tạo cảm giác đầy đủ bằng số lượng giấy tờ.

Đối chiếu hành vi với đúng căn cứ trong Luật Nhà ở

Khoản 2 Điều 172 có những nhóm căn cứ khác nhau, gồm trường hợp không trả đủ tiền thuê theo điều kiện luật định, sử dụng sai mục đích, tự ý đục phá hoặc cải tạo, chuyển đổi hay cho mượn, cho thuê lại khi chưa được đồng ý, cùng một số trường hợp khác. Mỗi nhóm có điều kiện riêng. Không thể dùng một quy trình đếm số lần chung cho tất cả. [1]

Chẳng hạn, một vị khách đến chơi chưa đủ để kết luận người thuê đã cho thuê lại. Cần xem ai sử dụng phòng, quan hệ thực tế, thời gian, việc trả tiền và sự đồng ý đã có. Tương tự, một vết khoan nhỏ và một việc tự ý phá vách ngăn không nên bị mô tả như nhau chỉ để đưa vào cùng một căn cứ.

Với nội quy mới được dán sau ngày ký, phải kiểm tra nội dung đó có được đưa vào quan hệ hợp đồng bằng cách phù hợp hay chưa. Ngay cả khi đã có thỏa thuận, một câu cho phép chủ nhà đuổi khách ngay vì bất kỳ vi phạm nào vẫn cần được xem xét trong khuôn khổ pháp luật áp dụng. Không nên chỉ đọc câu ấy rồi bỏ qua Điều 172.

Phản ánh tiếng ồn chưa phải ba lần lập biên bản

Điểm e khoản 2 Điều 172 đề cập việc người thuê làm mất trật tự, vệ sinh môi trường, ảnh hưởng nghiêm trọng đến sinh hoạt của những người xung quanh, đã được chủ thể được luật nêu lập biên bản đến lần thứ ba mà vẫn không khắc phục. Cần giữ đầy đủ điều kiện về hành vi, mức độ ảnh hưởng, người lập biên bản và tình trạng chưa khắc phục. [1]

Các chủ thể được nêu gồm bên cho thuê hoặc tổ trưởng tổ dân phố, trưởng thôn, làng, ấp, bản, buôn, phum, sóc. Vì vậy, ba tin nhắn phàn nàn trong nhóm cư dân không tự trở thành ba biên bản theo căn cứ này. Ba bản in của cùng một phản ánh cũng không tạo ra ba lần lập biên bản có giá trị tương ứng. [1]

Giả sử chủ nhà nhận bốn phản ánh trong một tối nhưng chưa xác minh nguồn âm thanh và chưa ghi nhận cách người thuê phản hồi. Hồ sơ ấy giúp nhận biết việc cần xử lý, song không nên được mô tả thành đã hoàn tất điều kiện chấm dứt. Bước tiếp theo là làm rõ sự việc, trao đổi và ghi nhận đúng thực tế, không điền lùi ngày cho đủ giấy.

Biên bản cần thể hiện cả ý kiến và việc khắc phục

Một bản ghi nhận nên thể hiện ai lập, thời điểm, địa điểm, người tham gia, hành vi được ghi nhận và nguồn thông tin. Nếu người thuê có ý kiến khác, ghi rõ ý kiến ấy. Nếu họ không ký hoặc không có mặt, phản ánh đúng tình trạng, không tự ký thay hoặc mặc định rằng từ chối ký là thừa nhận toàn bộ nội dung.

Phần yêu cầu khắc phục nên cụ thể và liên quan trực tiếp đến hành vi. Ví dụ, đề nghị ngừng mở loa ở khu vực đang ảnh hưởng đến các phòng khác và thống nhất cách sinh hoạt phù hợp. Sau đó cần theo dõi xem người thuê đã thực hiện hay chưa. Một hồ sơ chỉ có các lần nhắc mà không có diễn biến sau đó chưa thể hiện đầy đủ tình trạng vẫn không khắc phục.

Với tiếng ồn, ghi nhận ảnh hưởng sinh hoạt và dữ kiện thực tế; không dùng ứng dụng điện thoại để tự kết luận đã vượt ngưỡng xử phạt. Khi cần đo kiểm, liên hệ cơ quan hoặc đơn vị chuyên môn. Ngưỡng và chế tài phải được xác minh theo quy định, không suy từ cảm nhận.

Phân biệt sửa chữa được đồng ý với tự ý cải tạo

Trước khi viện dẫn việc đục phá, cơi nới, cải tạo hoặc phá dỡ, chủ nhà cần xem người thuê đã được cho phép làm gì. Tin nhắn đồng ý lắp một thiết bị, phụ lục về sửa chữa hoặc biên bản bàn giao có thể làm thay đổi cách hiểu về sự việc. Không nên bỏ qua các tài liệu đó vì chúng không nằm trong bản hợp đồng đầu tiên.

Nếu phạm vi cho phép chỉ là thay một bộ vòi nhưng thực tế người thuê làm thêm đường ống hoặc tháo vách, cần tách phần được đồng ý và phần vượt phạm vi. Ghi nhận hiện trạng, hỏi rõ công việc và nhờ người có chuyên môn đánh giá khi liên quan kết cấu, điện hoặc an toàn. Không tự gây thêm hư hỏng để tháo bỏ cho nhanh.

Điều 172 khoản 2 điểm d là căn cứ cần đối chiếu cho hành vi tự ý nêu trong luật. Việc có áp dụng vào một sửa đổi cụ thể hay không phải xem chứng cứ và bản chất công việc. Nếu chưa rõ, nên xin ý kiến pháp lý trước khi gửi thông báo chấm dứt, nhất là khi người thuê cho rằng chủ nhà đã đồng ý. [1]

Với tiền thuê cần kiểm tra kỳ nợ và thỏa thuận trước đó

Điểm b khoản 2 Điều 172 nói đến việc không trả đủ tiền thuê theo thỏa thuận từ ba tháng trở lên mà không có lý do đã được thỏa thuận trong hợp đồng. Không nên biến điều kiện này thành cứ trễ một ngày hoặc chậm ba lần chuyển khoản là đương nhiên đủ căn cứ theo điểm b. [1]

Cũng cần phân biệt quy định này với khoản 2 Điều 481 Bộ luật Dân sự về ba kỳ trả tiền liên tiếp, vốn có ngoại lệ theo thỏa thuận hoặc pháp luật khác. Ba kỳ trả theo tuần không phải ba tháng. Với nhà ở thuộc phạm vi bài này, không lấy quy định chung để bỏ qua điều kiện riêng đang áp dụng. [2]

Trước khi kết luận, đối chiếu tiền đến hạn, tiền đã nhận, kỳ được ghi nhận và việc gia hạn hoặc điều chỉnh đã thống nhất. Nếu có một khoản đang tranh cãi vì ghi nhầm nội dung chuyển khoản, hãy xác minh trước. Bảng công nợ rõ ràng giúp tách một lỗi đối soát khỏi việc thực sự không thanh toán.

Trao đổi yêu cầu khắc phục bằng nội dung dùng được

Chủ nhà nên nêu hành vi cần làm rõ, ảnh hưởng đã ghi nhận và đề nghị cụ thể. Tránh dùng những câu đe dọa như không làm ngay sẽ cắt điện hoặc đưa đồ ra đường. Một thông báo bình tĩnh, có dữ kiện thường có giá trị hơn khi phải xem lại quá trình xử lý.

Đoạn nhắn minh họa có thể là “Tối 6 tháng 11, tôi nhận phản ánh về tiếng loa từ phòng 4 trong khoảng 23 giờ đến 23 giờ 40. Nhờ bạn trao đổi lại sự việc để tôi đối chiếu. Đề nghị ngừng việc sử dụng loa đang làm ảnh hưởng đến các phòng bên cạnh và cùng thống nhất cách sinh hoạt phù hợp vào chiều 7 tháng 11.” Đây là yêu cầu trao đổi, khắc phục, chưa phải thông báo chấm dứt hợp đồng.

Thời điểm hẹn phản hồi trong ví dụ do người gửi đề xuất. Không có nghĩa mọi vi phạm đều được luật cho một ngày hoặc bảy ngày để sửa. Với nguy cơ đe dọa an toàn, bạo lực hoặc dấu hiệu vi phạm pháp luật khác, cần liên hệ lực lượng có thẩm quyền phù hợp; không chờ hết một thời hạn tự đặt mới tìm trợ giúp.

Chọn kết thúc theo thỏa thuận khi hai bên cùng đồng ý

Nếu quan hệ thuê đã căng thẳng nhưng các bên vẫn trao đổi được, có thể thống nhất ngày chấm dứt, ngày bàn giao và cách chốt tiền. Thỏa thuận nên ghi rõ những nội dung đã thống nhất, khoản nào còn phải đối chiếu và người nhận bàn giao. Không buộc người thuê ký một bản nhận lỗi không đúng sự thật như điều kiện để trả tiền đã xác nhận phải hoàn.

Ví dụ, hai bên thống nhất kết thúc và bàn giao vào ngày 15 tháng 11, đồng thời xác định tiền thuê được tính đến mốc nào. Ngày này có giá trị trong tình huống minh họa vì hai bên thỏa thuận, không phải kết quả tính thời hạn báo trước của một quyết định đơn phương. Phải giữ rõ sự khác nhau đó trong giấy tờ.

Điều 171 khoản 2 điểm b Luật Nhà ở và Điều 422 Bộ luật Dân sự ghi nhận việc chấm dứt theo thỏa thuận. Khi chọn hướng này, nên dùng đúng nội dung và chữ ký của các bên có thẩm quyền. Một lời đề nghị của chủ nhà chưa trở thành thỏa thuận chỉ vì người thuê chưa trả lời. [1] [2]

Nếu đơn phương chấm dứt phải kiểm tra cả căn cứ lẫn thông báo

Có đủ thời gian báo trước không tự chữa được việc thiếu căn cứ chấm dứt. Ngược lại, có căn cứ cũng không có nghĩa được bỏ qua nghĩa vụ thông báo. Khoản 4 Điều 172 yêu cầu thông báo bằng văn bản hoặc hình thức khác theo thỏa thuận trong hợp đồng trước ít nhất 30 ngày, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác. Vi phạm quy định này mà gây thiệt hại thì phải bồi thường theo pháp luật. [1]

Cần đọc cụ thể điều khoản về thời gian, hình thức và địa chỉ nhận thông báo. Lưu nội dung đã gửi cùng tài liệu thể hiện việc thông báo đến bên kia. Gửi một bản vào nhóm cư dân hoặc gửi cho người không đại diện bên thuê chưa chắc đã hoàn thành đúng nghĩa vụ. Nếu không liên hệ được người thuê, nên nhờ người có chuyên môn xem phương thức thông báo phù hợp với hồ sơ.

Không nên lấy mốc 90 ngày của hợp đồng không xác định thời hạn tại Điều 171 khoản 2 điểm a để thay cho mọi trường hợp vi phạm ở Điều 172. Hai quy định giải quyết hai tình huống khác nhau. Cũng không tự chuyển cụm ít nhất 30 ngày thành một tháng trong mọi phép tính ngày cụ thể. [1]

Thông báo chấm dứt cần có nội dung để kiểm tra được

Trước khi gửi, bản dự thảo nên xác định hợp đồng, các bên, căn phòng, sự việc làm căn cứ và tài liệu liên quan. Ghi rõ chủ nhà đang thực hiện quyền nào, dự kiến thời điểm chấm dứt, việc phối hợp bàn giao và đầu mối giải quyết khoản tiền còn lại. Cách ghi phải phù hợp với căn cứ và thời hạn đã được kiểm tra.

Không dùng câu chủ nhà không chịu trách nhiệm về mọi thiệt hại như một biện pháp miễn trách nhiệm. Một tuyên bố đơn phương không tự xóa nghĩa vụ do pháp luật quy định. Điều 428 Bộ luật Dân sự cũng đặt ra trách nhiệm khi việc đơn phương chấm dứt không có căn cứ; quy định chung này cần được đọc cùng quy định riêng của thuê nhà ở. [2]

Việc gửi bản sao cho tổ dân phố hoặc cơ quan khác có thể phục vụ một mục đích phù hợp, nhưng không tự biến thông báo thành quyết định cưỡng chế. Cần giới hạn người nhận và thông tin cá nhân ở mức cần thiết. Không đăng căn cước, công nợ hoặc cáo buộc chưa được xác minh lên mạng để thúc ép người thuê dọn đi.

Ghi riêng việc bàn giao và các khoản tiền

Lịch bàn giao cần có người nhận, cách ghi tình trạng phòng, số chìa khóa, thiết bị và chỉ số điện nước khi phù hợp. Đối chiếu với biên bản đầu vào để phân biệt hao mòn tự nhiên với hư hỏng cần làm rõ. Điều 482 Bộ luật Dân sự có quy định về việc trả lại tài sản thuê và hậu quả chậm trả, nhưng không cho phép chủ nhà tự ấn định mọi khoản theo cảm tính. [2]

Giả sử tiền cọc đang giữ là 4 triệu đồng. Khi kết thúc, hai bên xác nhận còn 1,2 triệu đồng tiền thuê, 350.000 đồng điện nước và thống nhất 450.000 đồng chi phí xử lý một hư hỏng. Nếu họ đồng ý dùng cọc thanh toán các khoản này, tổng khấu trừ là 2 triệu đồng và số hoàn lại là 2 triệu đồng. Đây là số giả định và kết quả đối chiếu đã được thống nhất.

Không nên tiếp tục giữ toàn bộ 4 triệu chỉ vì biên bản có chữ vi phạm, rồi lại yêu cầu trả thêm ba khoản vừa nêu mà không chỉ rõ căn cứ. Xử lý cọc, phạt vi phạm và bồi thường là những nội dung cần xem riêng theo thỏa thuận và pháp luật. Điều 328, Điều 418 cùng các quy định về bù trừ tại Điều 378, Điều 379 không tạo một công thức mất hết cọc cho mọi tình huống. [2]

Nếu một khoản thiệt hại còn tranh chấp, ghi rõ phần đó và cách tiếp tục giải quyết. Không tự gọi khoản tranh chấp là nghĩa vụ chắc chắn đã đến hạn để bù trừ. Điều 379 có quy định về nghĩa vụ đang có tranh chấp; vì vậy, cần thận trọng với cách trừ cọc một phía khi hai bên chưa thống nhất căn cứ hoặc số tiền. [2]

Người thuê chưa trả phòng không trao quyền tự cưỡng chế

Khi hết thời điểm phải bàn giao mà người thuê vẫn ở lại, chủ nhà cần lưu việc chưa thực hiện, tiếp tục yêu cầu bằng cách phù hợp và xem xét con đường giải quyết tranh chấp. Điều 11, Điều 12 và Điều 14 Bộ luật Dân sự quy định về bảo vệ quyền, đồng thời đặt giới hạn cho việc tự bảo vệ. Có quyền yêu cầu trả nhà không đồng nghĩa muốn dùng biện pháp nào cũng được. [2]

Không cắt điện nước để ép đi, tự khóa người thuê bên ngoài, giữ tài sản để đòi nợ hoặc huy động người đến gây sức ép. Nếu cần khởi kiện yêu cầu thực hiện nghĩa vụ, hãy kiểm tra Tòa án có thẩm quyền và hồ sơ theo tình huống hiện tại. Không nên dùng tên cơ quan cũ hoặc một hướng dẫn trên mạng để hứa chắc thời gian lấy lại phòng.

Việc có người chứng kiến hoặc một tài liệu ghi nhận hiện trạng không tự hợp pháp hóa hành động mở cửa, di chuyển hay bán đồ. Nếu người thuê rời đi nhưng còn tài sản, cần xử lý riêng theo căn cứ phù hợp; im lặng không tự chứng minh họ đã từ bỏ quyền sở hữu. Khi có nguy cơ mất an toàn hoặc dấu hiệu tội phạm, trình báo sự việc thật, không coi cơ quan Công an là nơi tự động cưỡng chế mọi tranh chấp thuê dân sự.

Rà lại hồ sơ trước khi quyết định

Một hồ sơ dùng được nên nối được hợp đồng và phụ lục với từng sự việc, phản hồi của người thuê, yêu cầu khắc phục, kết quả theo dõi và các thông báo đã thực hiện. Phần tiền cần có bảng đối chiếu riêng. Chỉ những người có nhiệm vụ mới nên được tiếp cận dữ liệu cần thiết, tránh biến hồ sơ xử lý thành nội dung bàn tán trong khu trọ.

Trước khi quyết định, chủ nhà nên tự kiểm lại liệu đã xác định đúng người, đúng hành vi, đủ điều kiện của căn cứ đang viện dẫn và đúng cách thông báo hay chưa. Nếu còn thiếu dữ kiện hoặc chưa rõ điều kiện áp dụng, cần xác minh trước khi gửi thông báo. Khi phải nhờ hỗ trợ pháp lý, đưa cả phản hồi của người thuê cùng các tài liệu làm căn cứ để hồ sơ được đánh giá đầy đủ.