Kiểm tra quyền cho thuê trước khi ký hợp đồng

Bạn đã xem đúng căn phòng, gặp người giữ chìa khóa và thống nhất giá. Việc còn lại trước khi ký là xác định người đang giao dịch được làm những gì đối với căn phòng ấy. Họ có thể là chủ sở hữu, người quản lý, người được ủy quyền hoặc người đang thuê rồi cho thuê lại. Các vai trò này không có cùng phạm vi quyền.

Cần đối chiếu điều kiện cho thuê của căn nhà, căn cứ để người ký cam kết giao phòng và quyền nhận khoản tiền đang yêu cầu. Giấy tờ về nhà và thông tin người giao dịch phải được xem cùng nhau để xác định bên chịu trách nhiệm.

Các tình huống dưới đây là giả định. Nếu hồ sơ có tranh chấp, nhiều chủ thể hoặc dấu hiệu tài sản đang bị xử lý, nên nhờ người có chuyên môn xem trực tiếp trước khi giao khoản tiền lớn hay cam kết dài hạn.

Đối chiếu hồ sơ nhà người ký và khoản thanh toán

Với căn nhà, hãy kiểm tra địa chỉ thực tế, vị trí phòng, tình trạng sử dụng và giấy tờ có cùng nói về tài sản định thuê hay không. Nhà nhiều tầng hoặc nhiều dãy thường dễ gây nhầm giữa địa chỉ chung và phòng cụ thể. Hợp đồng chỉ ghi địa chỉ khu nhà mà không mô tả phần được thuê có thể khiến việc nhận phòng không khớp với lúc đi xem.

Người giao kết cần làm rõ họ nhân danh chính mình hay đại diện cho người khác. Một người làm quản lý có thể được giao nhận báo hỏng và dẫn khách xem nhưng chưa được ký hợp đồng. Ngược lại, người không đứng tên trên giấy tờ nhà vẫn có thể có căn cứ đại diện hoặc cho thuê lại hợp lệ. Cần xem mối liên hệ, thay vì chọn một dấu hiệu duy nhất để kết luận.

Cần xác nhận riêng tài khoản nhận tiền, khoản cọc, tiền thuê và trách nhiệm hoàn trả, kể cả khi đã rõ quyền ký hợp đồng. Khi người nhận tiền khác người ký, hãy yêu cầu làm rõ bằng một xác nhận phù hợp với quan hệ đại diện và thỏa thuận. Nội dung chuyển khoản nên gắn được với hợp đồng, căn phòng và mục đích khoản trả.

Một bộ hồ sơ ngắn vẫn có thể đủ để giải thích các căn cứ này. Chỉ nên thu thập thông tin cần cho việc quyết định giao dịch. Những thông tin riêng không liên quan nên được hạn chế, đồng thời vẫn giữ đủ dữ liệu để xác định bên chịu trách nhiệm về giao dịch.

Giấy chứng nhận trong giao dịch thuê nhà

Luật Nhà ở phân biệt điều kiện của từng loại giao dịch. Khoản 2 Điều 160 liệt kê cho thuê trong nhóm không bắt buộc phải có Giấy chứng nhận. Vì vậy, không thể kết luận mọi hợp đồng thuê nhà không có sổ đều trái luật chỉ dựa vào việc thiếu giấy này. Ngược lại, việc được miễn điều kiện đó cũng không thay thế yêu cầu về quyền giao kết và các điều kiện còn lại. [1]

Đối với nhà cho thuê, khoản 3 Điều 160 dẫn chiếu các điều kiện cụ thể tại điểm c, d và đ khoản 1, đồng thời quy định về chất lượng, an toàn, hệ thống điện, cấp nước, thoát nước và vệ sinh môi trường theo nội dung của điều luật. Khi đọc một bài tư vấn, cần kiểm tra họ đang nói về thuê hay đang lấy toàn bộ điều kiện mua bán để áp sang thuê. [1]

Trong thực tế, nếu có Giấy chứng nhận thì có thể dùng thông tin trên đó để đối chiếu người liên quan và tài sản. Nếu không có, hỏi rõ căn cứ nào giải thích quyền đối với nhà và quyền đưa nhà vào giao dịch. Giấy tờ phù hợp phụ thuộc trường hợp cụ thể, không nên tự thay bằng một danh sách chung rồi coi đã đủ trong mọi tình huống.

Ảnh giấy tờ gửi qua tin nhắn chỉ là một phần thông tin. Cần đọc được nội dung liên quan, đối chiếu với người giao dịch và xem có điều gì chưa giải thích được. Không nên yêu cầu người lạ gửi công khai cả bộ hồ sơ gia đình, nhưng cũng không cần chấp nhận một ảnh bị che hết tên, địa chỉ và nội dung quan trọng đến mức không còn khả năng kiểm tra.

Người quản lý cần làm rõ phạm vi được giao

Câu giới thiệu tôi quản lý nhà này có thể bao gồm rất nhiều công việc khác nhau. Người đó được dẫn xem phòng, thương lượng giá, ký hợp đồng, thu cọc, thu tiền hàng tháng hay chỉ nhận phản ánh. Hãy hỏi theo từng việc đang chuẩn bị thực hiện, thay vì chỉ hỏi có phải quản lý không rồi chuyển sang thanh toán.

Bộ luật Dân sự quy định về căn cứ xác lập quyền đại diện và phạm vi đại diện. Người đại diện thực hiện giao dịch trong phạm vi tương ứng, đồng thời phải thông báo cho bên giao dịch biết phạm vi đại diện của mình. Đây là cơ sở để người thuê hỏi người ký đang dựa vào nội dung ủy quyền hoặc căn cứ nào. [2]

Giả sử anh Minh được chủ nhà nhờ mở cửa cho khách xem và gửi lại mức giá đề nghị. Anh có chìa khóa, biết lịch phòng trống và quen người đang ở. Những điều ấy phù hợp với vai trò dẫn xem. Nếu đến bước ký hợp đồng và nhận cọc 3 triệu đồng, cần làm rõ anh có được giao tiếp hai việc đó không. Không nên suy ra toàn bộ quyền từ khả năng mở cửa.

Với chủ nhà, cách giảm vướng mắc là xác định trước người quản lý được quyết định gì và việc nào cần chuyển lại. Người thuê có thể được cung cấp phần thông tin liên quan đến giao dịch, kênh xác nhận và cách thanh toán thống nhất. Khi phạm vi thay đổi, hồ sơ và hướng dẫn cho người thuê cũng cần được cập nhật, tránh để một người tiếp tục dùng cách làm đã hết hiệu lực.

Đọc nội dung ủy quyền theo giao dịch sắp ký

Một giấy có tiêu đề ủy quyền chưa đủ để trả lời toàn bộ vấn đề. Cần xem ai ủy quyền cho ai, liên quan tài sản nào, công việc nào, thời hạn và những giới hạn được ghi. Nếu giấy chỉ nói nhận tiền thuê hàng tháng, không nên tự hiểu thành quyền sửa giá, ký một hợp đồng mới hoặc giữ khoản cọc theo điều kiện khác.

Thông tin về tài sản cũng cần đủ để nối với căn phòng. Văn bản nói đến một căn nhà ở địa chỉ khác, chỉ nói quản lý tài sản nói chung hoặc có các phần bổ sung chưa được cung cấp sẽ cần làm rõ. Không nên chọn đọc phần có lợi cho việc ký nhanh rồi bỏ qua trang phụ lục thể hiện giới hạn.

Thời hạn thực hiện việc đại diện và thời hạn thuê là hai câu hỏi khác nhau. Ví dụ, giấy cho phép ký hợp đồng trong tháng 10 không tự trả lời được có được ký hợp đồng thuê kéo dài mười hai tháng hay chỉ được ký trong một giới hạn ngắn hơn. Phải đọc phạm vi công việc cùng thời hạn, thay vì chỉ so hai ngày kết thúc một cách máy móc.

Cũng không nên tự đặt quy tắc mọi ủy quyền liên quan thuê nhà đều bắt buộc công chứng trong mọi hoàn cảnh. Hình thức, tính hợp lệ và yêu cầu đối với tài liệu phụ thuộc giao dịch và quy định áp dụng. Nếu chủ nhà ở nước ngoài hoặc tài liệu có yếu tố nước ngoài, đây là điểm nên nhờ kiểm tra cụ thể thay vì chỉ dựa vào ảnh chụp một trang có chữ ký.

Một cách hỏi gọn là đề nghị xác nhận người được nêu trong giấy được ký hợp đồng thuê phòng này, với thời hạn và điều kiện đang trao đổi, đồng thời nêu rõ quyền nhận cọc nếu có. Câu hỏi đi thẳng vào hành động chuẩn bị xảy ra thường hữu ích hơn yêu cầu một lời bảo đảm chung rằng giấy tờ đầy đủ.

Tách quyền ký khỏi chỉ dẫn chuyển tiền

Nếu hợp đồng ghi bên cho thuê là bà Lan nhưng tài khoản nhận tiền mang tên người quản lý, cần biết người quản lý nhận thay trên căn cứ nào. Đây là việc cần xác minh, chưa phải kết luận gian lận. Có thể có sắp xếp hợp lệ, nhưng thông tin phải đủ rõ để sau này khoản tiền được ghi nhận cho đúng nghĩa vụ.

Giả sử bà Lan xác nhận người quản lý được thu tiền thuê hàng tháng nhưng cọc phải chuyển vào tài khoản của bà. Người thuê không nên gộp hai khoản rồi chuyển tất cả cho người quản lý chỉ vì người đó đã nhận tiền thuê trước đây. Quyền nhận một loại tiền không mặc nhiên trả lời loại tiền khác.

Hồ sơ thanh toán nên cho thấy số tiền, mục đích, phòng, kỳ trả hoặc thỏa thuận được bảo đảm, người nhận và căn cứ nhận. Với tiền mặt, cần một xác nhận nhận tiền có thông tin phù hợp. Với chuyển khoản, nội dung giao dịch giúp truy vết nhưng vẫn phải nối được với thỏa thuận, chứ không thay toàn bộ căn cứ về quyền nhận.

Nếu đang có hai chỉ dẫn tài khoản khác nhau, hãy tạm dừng khoản thanh toán mới để xác nhận lại qua kênh đã kiểm chứng. Đừng giải quyết bằng cách chọn người nói gấp hơn. Khi đổi tài khoản giữa kỳ, cả người thuê và chủ nhà nên lưu được yêu cầu thay đổi cùng xác nhận liên quan, tránh biến một tin nhắn rời thành căn cứ duy nhất.

Thuê lại cần nhìn cả hợp đồng phía trước

Một người đang thuê nhà rồi cho người khác thuê lại không chỉ cần có chìa khóa và đang sống ở đó. Khoản 4 Điều 170 Luật Nhà ở quy định bên thuê được cho thuê lại nếu được bên cho thuê đồng ý. Bộ luật Dân sự cũng có quy định về cho thuê lại trong quan hệ thuê tài sản. [1] [2]

Người thuê lại nên làm rõ sự đồng ý này áp dụng đến đâu. Cho một người ở cùng có giống cho thuê lại từng phòng không. Có giới hạn số người, phần diện tích, thời hạn hoặc mục đích sử dụng không. Một câu trao đổi thiếu ngữ cảnh có thể chưa giải thích được toàn bộ thỏa thuận giữa chủ nhà và người đang thuê.

Thời gian còn lại của hợp đồng gốc là điểm đặc biệt cần kiểm. Ví dụ giả định, hợp đồng gốc kết thúc ngày 31/12 nhưng người thuê lại được mời ký từ tháng 11 trong mười hai tháng. Khoảng thời gian vượt quá hợp đồng gốc cần một căn cứ rõ về việc tiếp tục quyền sử dụng. Lời nói thường năm nào cũng gia hạn chưa tạo ra sự chắc chắn tương đương một thỏa thuận đã được xác lập.

Tình huống trên không có nghĩa mọi hợp đồng thuê lại đều không an toàn. Nó chỉ cho thấy cần hỏi điều gì xảy ra nếu hợp đồng gốc không được tiếp tục, ai chịu trách nhiệm giải quyết khoản tiền đã nhận và việc giao trả. Nếu câu trả lời còn phụ thuộc một cuộc thương lượng chưa diễn ra, người thuê cần biết trước khi cam kết.

Việc xem hợp đồng gốc có thể chỉ cần các phần liên quan và cách đối chiếu phù hợp, thay vì sao chép toàn bộ thông tin riêng của người khác. Phần bị che không nên làm mất những nội dung cần kiểm như bên giao kết, tài sản, thời hạn, quyền cho thuê lại và giới hạn tương ứng.

Nhà đang thế chấp cần được thông tin đúng

Thế chấp và cho thuê có thể cùng tồn tại trong những điều kiện pháp luật cho phép. Khoản 6 Điều 321 Bộ luật Dân sự quy định bên thế chấp được cho thuê, cho mượn tài sản thế chấp nhưng phải thông báo cho bên thuê, bên mượn biết tình trạng thế chấp và thông báo cho bên nhận thế chấp biết. Vì vậy, không nên kết luận cứ nhà đang thế chấp là không thể thuê. [2]

Cũng cần tránh đổi nội dung điều luật thành một kết luận rộng rằng mọi trường hợp đều chỉ cần một lời thông báo rồi không còn rủi ro nào khác. Hồ sơ thế chấp, tình trạng thực hiện nghĩa vụ, phạm vi tài sản và khả năng xử lý tài sản có thể ảnh hưởng đến quyết định thuê. Khi có thông tin tài sản sắp bị xử lý, người thuê nên nhờ kiểm tra riêng.

Người thuê có thể hỏi tình trạng thế chấp đã được thông tin như thế nào và cần những tài liệu gì để hiểu ảnh hưởng đối với giao dịch đang dự kiến. Không cần yêu cầu chủ nhà công khai toàn bộ khoản vay không liên quan, nhưng không nên chấp nhận việc cố tình che phần thông tin có ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian sử dụng nhà.

Một bản sao Giấy chứng nhận cũng chưa đủ để suy ra tài sản hiện không thế chấp. Tương tự, việc bản gốc do bên nhận thế chấp giữ không tự chứng minh người giao dịch không có quyền cho thuê. Cần trở lại đúng mối quan hệ pháp lý và tình trạng thực tế, thay vì quyết định bằng nơi đang cất một tờ giấy.

Khi có nhiều người liên quan đến căn nhà

Tên một người trên giấy tờ không phải lúc nào cũng giải quyết trọn vẹn vấn đề về tài sản chung, đại diện hoặc những người có quyền liên quan. Nếu người giao dịch nói nhà của gia đình, nhà chung của anh chị em hoặc tài sản vợ chồng, hãy hỏi ai có quyền quyết định trong trường hợp cụ thể và việc ký đang được thực hiện trên căn cứ nào.

Không nên tự yêu cầu mọi người trong gia đình đều ký chỉ vì cùng sống tại địa chỉ đó. Cũng không nên bỏ qua một người đang có quyền đối với tài sản chỉ vì họ không trực tiếp dẫn khách. Việc xác định đúng người có quyền cần căn cứ về tài sản và quan hệ liên quan, có thể cần tư vấn riêng nếu hồ sơ phức tạp.

Nếu các bên đưa ra lời giải thích mâu thuẫn, chẳng hạn một người đồng ý cho thuê dài hạn còn người khác yêu cầu chỉ ở tạm một tháng, đó là lý do dừng lại để làm rõ. Việc có đủ chữ ký trên một tờ giấy sẽ ít ý nghĩa nếu chưa biết những chữ ký ấy đang đại diện cho quyền gì và nội dung nào được chấp thuận.

Đối với tổ chức cho thuê, cần xác định đúng tổ chức là bên giao kết và người ký có thẩm quyền phù hợp. Một nhân viên sử dụng tên doanh nghiệp hoặc đóng dấu vào tài liệu chưa tự giải thích hết căn cứ ký. Các khoản tiền nên được hướng dẫn nhất quán với bên giao kết và hồ sơ thanh toán của giao dịch.

Ghi kết quả kiểm tra vào hồ sơ giao dịch

Sau khi trao đổi, nên lưu một bản tóm tắt ngắn về căn phòng, bên cho thuê, người ký, căn cứ đại diện nếu có, người nhận tiền và tài liệu đã đối chiếu. Bản tóm tắt giúp nhìn ra phần còn thiếu trước khi ký. Nó không phải giấy xác nhận pháp lý do cơ quan nhà nước cấp và không biến một hồ sơ thiếu căn cứ thành hợp lệ.

Ví dụ, có thể ghi người ký là người được ủy quyền của chủ nhà, tài liệu xác định đúng địa chỉ, phạm vi gồm ký hợp đồng thuê trong điều kiện đã nêu, tiền cọc trả theo chỉ dẫn được xác nhận. Nếu mục nhận tiền vẫn chỉ ghi sẽ hỏi lại, đó là việc chưa xong. Không nên đánh dấu hoàn tất toàn bộ chỉ vì đã xem nhà và chốt giá.

Các thông tin quan trọng cần được đưa vào hợp đồng hoặc tài liệu kèm theo phù hợp. Luật Nhà ở quy định hợp đồng về nhà ở được lập thành văn bản với những nội dung theo Điều 163. Đối với thuê nhà ở, Điều 164 không đặt việc công chứng, chứng thực là yêu cầu bắt buộc chung, trừ khi các bên có nhu cầu theo quy định của điều luật. [1]

Dù không bắt buộc công chứng trong trường hợp thông thường, việc xác định đúng người và quyền vẫn cần làm. Một hợp đồng gõ đẹp, có nhiều trang hoặc có mẫu tải trên mạng sẽ không tự sửa được vấn đề người ký vượt phạm vi được giao. Khi còn nghi ngờ đáng kể, hãy giải quyết nghi ngờ ấy trước khoản thanh toán tiếp theo.

Những trường hợp cần kiểm tra thêm trước khi trả tiền

Có thể tiếp tục thương lượng khi những điểm chưa rõ đã được giải thích bằng căn cứ phù hợp, thông tin về phòng khớp nhau và bên chịu trách nhiệm về ký, giao nhà, nhận tiền được xác định. Mức kiểm tra nên tương xứng với giao dịch, đặc biệt khi trả trước nhiều tháng, thuê lại qua nhiều tầng hoặc đầu tư sửa chữa đáng kể.

Nên dừng trước khi giao tiền nếu người giao dịch không giải thích được vai trò, tài liệu không liên quan đúng nhà, phạm vi ủy quyền không bao gồm việc định làm hoặc các chủ thể đưa chỉ dẫn trái nhau. Dừng để kiểm tra là một quyết định quản lý rủi ro. Bạn không cần chứng minh đã có hành vi vi phạm mới được lựa chọn chưa tham gia giao dịch.

Nếu hồ sơ có dấu hiệu xử lý tài sản, tranh chấp phức tạp, giấy tờ nước ngoài hoặc nhiều người cùng có quyền, lời khuyên chung trên mạng thường không đủ. Hãy chuẩn bị bản hợp đồng dự kiến cùng phần tài liệu liên quan để người có chuyên môn xem xét. Không gửi mật khẩu, mã xác thực hay tìm cách truy cập trái phép tài khoản và dữ liệu của người khác để tự kiểm tra.