Hồ sơ cần lưu khi ký hợp đồng thuê phòng qua mạng

Khi ký hợp đồng thuê phòng qua mạng, hãy kiểm tra ai chấp thuận, họ chấp thuận bản nào và dữ liệu nào giúp xác nhận việc đó. Hình chữ ký hoặc trạng thái hoàn tất trên màn hình chưa trả lời đủ những câu hỏi này.

Một bộ hồ sơ điện tử tốt nên giữ được hợp đồng cùng phụ lục, thông tin xác định người ký và thẩm quyền, quá trình gửi nhận, kết quả ký hoặc xác nhận phù hợp và những thay đổi sau đó. Phạm vi ở đây là thuê phòng để ở giữa cá nhân trong trường hợp thông thường. Giao dịch thương mại hoặc tình huống đặc thù cần đối chiếu quy định tương ứng; quy trình trên ứng dụng không bảo đảm hiệu lực cho mọi hợp đồng.

Phân biệt bốn câu hỏi pháp lý trước khi chọn cách ký

Câu hỏi thứ nhất là thông tin điện tử có bị loại bỏ chỉ vì không nằm trên giấy hay không. Điều 8 Luật Giao dịch điện tử quy định không phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì thông tin được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Điều này mở đường cho giao dịch điện tử, nhưng không có nghĩa mọi tệp gửi qua mạng đều tự trở thành hợp đồng có hiệu lực. [1]

Câu hỏi thứ hai là thông điệp có đáp ứng yêu cầu bằng văn bản hay không. Điều 9 gắn vấn đề này với khả năng truy cập và sử dụng thông tin để tham chiếu. Nếu pháp luật yêu cầu công chứng hoặc chứng thực, hình thức điện tử không tự xóa yêu cầu đó; khoản 2 Điều 9 quy định cách đáp ứng tương ứng theo pháp luật liên quan. [1]

Câu hỏi thứ ba là giá trị như bản gốc. Điều 10 đặt yêu cầu về tính toàn vẹn từ khi khởi tạo dưới dạng hoàn chỉnh và khả năng truy cập, sử dụng thông tin hoàn chỉnh. Câu hỏi thứ tư là giá trị chứng cứ. Điều 11 xét độ tin cậy của việc tạo, gửi, nhận, lưu trữ, cách duy trì toàn vẹn, xác định người liên quan và các yếu tố phù hợp khác. Cần kiểm tra riêng các điều kiện về bản gốc và chứng cứ, kể cả khi tệp đã đáp ứng yêu cầu bằng văn bản. [1]

Vì vậy, đừng chỉ hỏi phần mềm có tạo PDF không. Hãy hỏi PDF nào là bản đã được các bên chấp thuận, có giữ được dữ liệu ký hay xác nhận không và khi có tranh chấp sẽ kiểm được gì. Một tệp mở được trên điện thoại mới giải quyết một phần của việc lưu hồ sơ.

Hợp đồng thuê vẫn cần đúng nội dung và đúng chủ thể

Điều 163 Luật Nhà ở quy định hợp đồng về nhà ở phải lập thành văn bản và có các nội dung tương ứng. Trong phạm vi thuê nhà ở thông thường đang xét, Điều 164 quy định hợp đồng thuê không bắt buộc công chứng, chứng thực, trừ khi các bên có nhu cầu. Hai điều này cần được đọc cùng quy định về giao dịch điện tử, không tiếp tục lấy bản luật cũ hoặc một lời quảng cáo để kết luận. [2]

Điều 117 Bộ luật Dân sự còn đặt các điều kiện về chủ thể, sự tự nguyện, mục đích, nội dung và hình thức trong trường hợp luật yêu cầu. Điều 119 công nhận giao dịch bằng thông điệp dữ liệu theo pháp luật giao dịch điện tử là giao dịch bằng văn bản. Việc chọn cách ký trực tuyến không làm các điều kiện còn lại biến mất. [3]

Trước khi ký, vẫn kiểm tra đúng phòng, địa chỉ, bên cho thuê, bên thuê, thời hạn, tiền thuê, tiền cọc và các nghĩa vụ đã thống nhất. Phụ lục tài sản, nội quy hoặc cách tính phí được dẫn trong hợp đồng cần được gửi cùng phiên bản cụ thể. Không nên ký một nội dung dẫn đến nội quy trên đường liên kết có thể bị đổi mà chưa biết bản nào áp dụng.

Nếu tệp còn chỗ trống về giá hoặc ngày bắt đầu, yêu cầu hoàn thiện trước khi xác nhận. Một chữ ký được kiểm tra hợp lệ không tự điền hộ điều khoản còn thiếu hoặc chứng minh một điều khoản bất lợi đã được giải thích đầy đủ. Chất lượng nội dung và chất lượng dữ liệu ký cần được kiểm riêng.

Xác định người ký và phạm vi được đại diện

Tài khoản gửi hợp đồng có thể thuộc chủ nhà, nhân viên quản lý hoặc người môi giới. Cần xác định người đang ký nhân danh ai và có quyền thực hiện việc đó hay không. Biết đúng danh tính một người chưa tự chứng minh họ có quyền cho thuê căn phòng hoặc được thay người khác chấp thuận mọi điều khoản.

Nếu có đại diện theo ủy quyền, giữ tài liệu làm rõ người được đại diện, người đại diện và phạm vi phù hợp. Các Điều 138 và 141 Bộ luật Dân sự quy định về đại diện theo ủy quyền và phạm vi đại diện. Việc một người thường xuyên gửi bảng tiền phòng không tự trả lời họ được quyền ký mới, sửa giá, nhận cọc hay chấm dứt hợp đồng tới đâu. [3]

Khi hợp đồng có nhiều bên thuê hoặc nhiều người cần cùng tham gia, kiểm tra danh sách người cần xác nhận trong đúng cấu trúc giao dịch. Một người mở tệp thay bạn không mặc nhiên có quyền ký thay. Người có quyền ký cần tự thực hiện bước xác thực thuộc quyền kiểm soát của mình theo phương thức đã chọn.

Không giao mật khẩu, mã xác thực hoặc dữ liệu tạo chữ ký để bên còn lại ký cho nhanh. Nếu cần hỗ trợ thao tác, người hỗ trợ nên giải thích để người ký tự kiểm tra và thực hiện. Hồ sơ phải phản ánh đúng ai là người chấp thuận, không tạo một quy trình mà người soạn hợp đồng đồng thời tự dùng quyền xác thực của cả hai phía.

Ảnh chữ ký và mã xác thực cần được hiểu đúng vai trò

Luật Giao dịch điện tử định nghĩa chữ ký điện tử theo chức năng xác nhận chủ thể ký và sự chấp thuận gắn với thông điệp dữ liệu. Chữ ký số có các yêu cầu riêng, gồm việc thay đổi thông điệp sau thời điểm ký có thể bị phát hiện và được bảo đảm bởi chứng thư tương ứng. Một hình ảnh giống nét ký tay không tự chứng minh các yêu cầu của chữ ký số đã được đáp ứng. [1]

Khoản 2 Điều 23 quy định chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký cá nhân trên văn bản giấy. Không nên mở rộng câu này thành mọi thao tác bấm đồng ý, mọi ảnh chữ ký hoặc mọi mã OTP đều thuộc cùng một loại chữ ký và có cùng cơ chế kiểm tra. [1]

Điều đó cũng không có nghĩa mọi thỏa thuận sử dụng ảnh ký hoặc xác nhận khác đều tự động vô hiệu. Khoản 4 Điều 22 nêu việc dùng hình thức xác nhận khác bằng phương tiện điện tử để thể hiện chấp thuận thực hiện theo pháp luật liên quan. Cần xem phương thức thực tế, dữ liệu xác định chủ thể, nội dung được chấp thuận và yêu cầu của giao dịch. [1]

Khi dùng một nền tảng, hỏi rõ hai bên đang sử dụng loại chữ ký hay cách xác nhận nào và có thể tải dữ liệu kiểm tra gì. Không chỉ dựa vào chữ ký đẹp trên trang cuối hoặc nhãn hợp pháp tuyệt đối. Nếu quy trình dùng mã xác thực, người ký cần biết mã đó đang xác nhận việc gì và tự kiểm tra đúng nội dung trước khi thực hiện.

Chốt cùng một phiên bản trước khi xác nhận

Giả sử hợp đồng phòng P07 có bản đầu ghi tiền thuê 3.000.000 đồng mỗi tháng. Sau trao đổi, chủ nhà gửi bản mới ghi 3.200.000 đồng nhưng vẫn dùng cùng tên tệp. Người thuê đang mở bản đầu trong điện thoại, còn chủ nhà nghĩ cả hai đã đọc bản mới. Đây là tình huống giả định về kiểm soát phiên bản, không phải giá thuê thị trường.

Nếu chỉ nhắn em đồng ý mà không rõ đang nói đến bản nào, hồ sơ sẽ khó đối chiếu. Cần gửi lại đúng bản cuối, chỉ rõ phần thay đổi và thực hiện chấp thuận theo phương thức đã thống nhất. Không lấy trạng thái hoàn tất của bản đầu để chứng minh bản có giá khác cũng đã được chấp nhận.

Tên tệp nên giúp phân biệt phiên bản, nhưng tên khác hoặc giống nhau không tự chứng minh nội dung. Hai bên cần kiểm lại nội dung thực tế, các trang và phụ lục. Khi có mã hồ sơ hoặc thông tin nhận diện do nền tảng cung cấp, lưu cùng tệp để có thể đối chiếu đúng giao dịch về sau.

Sau khi hoàn tất, giữ riêng bản đã được chấp thuận và các bản dự thảo liên quan đến thay đổi quan trọng. Đừng xóa mọi dự thảo nếu chúng còn cần để giải thích quá trình trao đổi, nhưng cũng đừng để một bản dự thảo nằm trong thư mục với tên bản chính mà không phân biệt trạng thái.

Đã gửi hoặc đã xem chưa đồng nghĩa đã chấp nhận mọi điều khoản

Trạng thái đã gửi, đã nhận, đã xem và đã ký có ý nghĩa khác nhau theo cách hệ thống vận hành và thỏa thuận của các bên. Luật Giao dịch điện tử có quy định riêng về gửi, nhận thông điệp và về đề nghị, chấp nhận giao kết hợp đồng. Không nên biến một thông báo kỹ thuật về việc tệp đã đến thành kết luận bên nhận đã đồng ý toàn bộ nội dung. [1]

Điều 393 Bộ luật Dân sự xác định chấp nhận đề nghị là trả lời chấp nhận toàn bộ nội dung đề nghị. Sự im lặng không được coi là chấp nhận, trừ trường hợp có thỏa thuận hoặc thói quen đã được xác lập giữa các bên. Vì vậy, việc người thuê không trả lời ngay không nên được tự ghi thành đã ký nếu hồ sơ không có căn cứ phù hợp. [3]

Một câu xác nhận ngắn cũng cần được đặt trong ngữ cảnh. Nó đang đồng ý lịch xem phòng, xác nhận đã nhận tệp hay chấp thuận hợp đồng cuối cùng. Lưu cả phần trao đổi đủ để hiểu câu trả lời, không chỉ cắt một ảnh có chữ đồng ý rồi tách khỏi nội dung trước đó.

Khi có sửa đổi sau lần xác nhận, cần làm rõ phần mới và cách các bên chấp thuận. Không tự chèn điều khoản bổ sung vào một bản đã hoàn tất rồi gửi lại với thông báo chỉ sửa cách trình bày nếu thực tế quyền và nghĩa vụ đã thay đổi. Hồ sơ điện tử cần phản ánh đúng quá trình giao kết như hồ sơ trên giấy.

Tải bản đã hoàn tất cùng dữ liệu kiểm tra phù hợp

Sau khi ký hoặc xác nhận theo quy trình, mỗi bên nên nhận được bản hoàn chỉnh cùng các phụ lục đã áp dụng. Mở thử tệp đã tải, kiểm tra đủ trang, nội dung và người tham gia. Nếu hệ thống cung cấp lịch sử ký, biên nhận hoặc thông tin kiểm tra chữ ký, giữ các dữ liệu đó trong cùng hồ sơ.

Với chữ ký số, việc kiểm tra cần dùng chức năng hoặc công cụ phù hợp với dữ liệu được ký. Đừng chỉ nhìn hình chữ ký, con dấu hoặc dòng chữ xác thực trên trang. Cần đọc kết quả kiểm tra và thông tin mà công cụ cung cấp về chủ thể, nội dung, trạng thái liên quan; nếu có cảnh báo không hiểu, yêu cầu đơn vị cung cấp giải thích trước khi xem là đã xác minh xong.

Luật quy định chữ ký số phải có cơ chế phát hiện thay đổi thông điệp sau ký. Vì vậy, nên giữ nguyên tệp nhận được sau khi hoàn tất. Không chỉ lưu bản đã được in lại thành PDF, chèn thêm ảnh hay xuất sang một định dạng khác rồi xóa tệp ban đầu. Bản phục vụ đọc hoặc in có thể hữu ích, nhưng không nên là thứ duy nhất còn lại để kiểm tra dữ liệu ký. [1]

Nếu chỉ có một đường liên kết, hãy làm rõ khả năng tải và lưu hồ sơ trước khi quyền truy cập hết hạn hoặc tài khoản ngừng hoạt động. Hai bên cần biết dữ liệu nào có thể giữ, cách lấy lại và điều kiện lưu trữ của dịch vụ. Không mặc định chỉ người tạo hợp đồng mới cần có bản lưu.

Giữ quá trình gửi nhận đủ để giải thích bản cuối

Lưu thông tin gửi hợp đồng, người nhận, thời gian, tệp đính kèm và phản hồi liên quan. Nếu trao đổi qua nhiều kênh, ghi mối liên hệ giữa chúng để biết tin nhắn nào đang nói về tệp ở email nào. Một ảnh chụp riêng trang cuối sẽ khó giúp giải thích việc giá thuê đã được sửa ở bản nào.

Điều 13 Luật Giao dịch điện tử đặt các yêu cầu khi lưu dưới dạng thông điệp dữ liệu, gồm khả năng truy cập, thể hiện chính xác thông tin và xác định nguồn gốc, người gửi, người nhận, thời gian gửi nhận. Cách tổ chức hồ sơ nên giúp giữ những yếu tố này, không chỉ gom nhiều ảnh vào một thư mục không rõ thứ tự. [1]

Không tự coi giờ hiển thị trên ảnh chụp hoặc ngày sửa tệp trong máy là dấu thời gian có cùng giá trị với mọi dịch vụ chứng thực. Khi nền tảng cung cấp dấu thời gian hoặc nhật ký, cần biết đó là dữ liệu gì và có thể kiểm tra ra sao. Nếu chỉ ghi chú thời điểm bằng tay, gọi đúng là ghi chú của người lưu.

Ảnh chụp màn hình vẫn có thể là một phần thông tin phục vụ đối chiếu, nhưng không nên là bản duy nhất khi còn lấy được dữ liệu đầy đủ hơn. Ngược lại, không kết luận ảnh chụp chắc chắn không có giá trị chỉ vì không phải tệp gốc. Giá trị chứng cứ phải được xem theo các yếu tố của Điều 11 và pháp luật tố tụng trong hoàn cảnh cụ thể. [1]

Giữ riêng hợp đồng, thanh toán và bàn giao

Hợp đồng đã ký, tiền đã chuyển và phòng đã bàn giao là những sự việc cần chứng từ tương ứng. Lưu chứng từ cọc, tiền thuê, thông tin người nhận và xác nhận khoản tiền được ghi cho mục đích nào. Một hợp đồng ghi sẽ đặt cọc không tự chứng minh tiền đã được nhận; một giao dịch chuyển tiền cũng không tự chứng minh mọi điều khoản trong bản sửa sau đó đã được chấp thuận.

Nếu ngày ký, ngày hợp đồng có hiệu lực và ngày nhận phòng khác nhau, hồ sơ cần giữ rõ các mốc theo thỏa thuận và quy định áp dụng. Các Điều 400, 401 Bộ luật Dân sự và Điều 164 Luật Nhà ở có quy định liên quan đến giao kết, hiệu lực. Không lấy thời điểm phần mềm tạo tệp làm câu trả lời chung cho tất cả các mốc. [2] [3]

Khi bàn giao, lưu biên bản, ảnh hiện trạng và chỉ số điện nước phù hợp cùng hồ sơ thuê. Nếu ký bàn giao bằng phương tiện điện tử, tiếp tục giữ cách xác nhận, đúng phiên bản và dữ liệu gửi nhận. Đừng ghép ảnh hiện trạng của phòng khác vào hồ sơ chỉ vì cùng người thuê hoặc cùng chủ nhà.

Sau này thay đổi tiền thuê, gia hạn hoặc chấm dứt, tạo hồ sơ sửa đổi hoặc xác nhận phù hợp và liên kết với hợp đồng ban đầu. Giữ lịch sử thay đổi thay vì ghi đè bản cũ. Người đọc hồ sơ cần biết điều khoản nào áp dụng trong khoảng nào và các bên đã chấp thuận thay đổi đó bằng cách nào.

Lưu đủ nhưng kiểm soát người được xem

Hợp đồng có thể chứa thông tin liên hệ, số định danh, địa chỉ và tài khoản thanh toán. Chỉ chia sẻ cho người cần để thực hiện hoặc xử lý giao dịch theo căn cứ phù hợp. Không đưa cả bộ giấy tờ của người thuê vào nhóm chung của dãy trọ chỉ để tiện tìm lại.

Nên có bản lưu riêng có kiểm soát của mỗi bên và kiểm tra việc mở lại khi cần. Nếu đổi điện thoại, mất quyền truy cập tài khoản hoặc ngừng dùng nền tảng, cần biết bộ hồ sơ còn nằm ở đâu. Việc sao lưu chỉ có ích khi dữ liệu vẫn đủ, đọc được và không bị lẫn với bản chưa ký.

Khi gửi hồ sơ cho người hỗ trợ, nêu đúng mục đích và chỉ cung cấp phần cần thiết. Bản che thông tin để tham khảo cần được phân biệt với bản nguyên giữ để đối chiếu. Không sửa tệp đã ký rồi lưu đè để che thông tin, vì có thể làm mất khả năng kiểm tra dữ liệu ban đầu.

Nếu dùng một công cụ quản lý hợp đồng, nên tổ chức theo mã phòng, các bên và thời hạn để tìm lại đúng giao dịch. Trạng thái hoàn tất trong công cụ cần gắn với dữ liệu thực tế đã nhận, không chỉ với việc người quản lý đã bấm chuyển trạng thái. Công cụ lưu trữ không tự xác nhận quyền cho thuê hoặc chữa được nội dung giao kết chưa rõ.

Khi phát hiện sai bản hoặc lỗi xác thực

Dừng việc xác nhận thêm và nói rõ lỗi đang thấy. Nếu giá, thời hạn hoặc người ký không đúng, yêu cầu gửi lại bản phù hợp và làm rõ trạng thái bản trước. Không tự sửa chữ trong tệp đã có xác nhận của bên kia rồi dùng tiếp như thể họ đã đồng ý phần sửa.

Nếu có cảnh báo về chữ ký, tệp bị thay đổi hoặc không còn truy cập được dữ liệu, giữ nguyên những gì đang có và liên hệ đơn vị cung cấp cùng bên liên quan để kiểm tra. Cảnh báo kỹ thuật cần được hiểu đúng; không tự kết luận chắc chắn có giả mạo, cũng không bỏ qua chỉ vì trên trang vẫn nhìn thấy hình chữ ký.