Báo cáo nên tách phải thu, đã nhận, đã phân bổ, cọc, chi phí và ngày phòng có thể bán, rồi nối từng số về dòng gốc. Một phòng có thể đã nhận đủ nhưng giao dịch còn chờ ghép; khi đó ghi “đã nhận” và “chưa phân bổ”. Mỗi dòng chờ cần người xử lý và lý do.
Doanh thu nhà trọ không nên chỉ là tổng các khoản đã chuyển vào tài khoản. Một báo cáo có thể cần tách tiền phải thu, tiền đã nhận, khoản đang chờ ghép, tiền cọc, tiền hoàn, chi phí vận hành và ngày phòng không tạo doanh thu. Nếu gộp tất cả vào một con số, chủ nhà khó biết phòng nào đang tạo dòng tiền và khoản nào chỉ đang nằm trên giấy.
- PhòngCâu hỏi cần trả lời: Phòng nào đang thuê, trống, sửa hoặc giữ chỗ
- Phải thuCâu hỏi cần trả lời: Trong kỳ phải thu bao nhiêu theo hóa đơn
- Đã nhậnCâu hỏi cần trả lời: Bao nhiêu tiền đã vào tài khoản hoặc quỹ
- Chờ ghépCâu hỏi cần trả lời: Bao nhiêu khoản chưa xác định đúng phòng hoặc kỳ
Các dòng được trích từ bảng trong bài. Mở mục để xem phạm vi áp dụng và phần giải thích.
Phạm vi dữ liệu
Trước khi làm bảng, ghi người đọc và quyết định cần đưa ra. Báo cáo cho chủ nhà xem dòng tiền khác báo cáo cho người quản lý kiểm công nợ. Báo cáo theo phòng khác báo cáo theo cơ sở. Mỗi báo cáo cần thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, múi giờ và quy tắc ghi nhận.
| Nhóm chỉ tiêu | Câu hỏi cần trả lời |
|---|---|
| Phòng | Phòng nào đang thuê, trống, sửa hoặc giữ chỗ |
| Phải thu | Trong kỳ phải thu bao nhiêu theo hóa đơn |
| Đã nhận | Bao nhiêu tiền đã vào tài khoản hoặc quỹ |
| Chờ ghép | Bao nhiêu khoản chưa xác định đúng phòng hoặc kỳ |
| Cọc | Bao nhiêu đang giữ, đã cấn trừ, đã hoàn |
| Chi phí | Chi phí nào gắn phòng, cơ sở hoặc toàn hệ thống |
| Ngày phòng | Phòng có thể bán bao nhiêu ngày và đã bán bao nhiêu |
Các bài hướng dẫn và phần mềm cạnh tranh thường gọi nhóm phòng, khách, hợp đồng, hóa đơn, công nợ, thu chi và báo cáo là các chức năng cốt lõi xem danh sách chức năng được trình bày trên thị trường. Bài này tách sâu hơn ở chỗ một chỉ tiêu phải nối được với dữ liệu gốc.
Cột doanh thu
Một bảng tối thiểu có mã cơ sở, mã dãy, mã phòng, kỳ, tiền phòng phải thu, điện nước, dịch vụ, điều chỉnh, tổng phải thu, đã nhận, còn thiếu, ngày nhận và trạng thái. Không dùng tên phòng làm mã duy nhất nếu tên có thể đổi. Không ghi số tiền âm vào cùng cột phải thu để thể hiện khoản hoàn. Tạo loại giao dịch riêng.
Ví dụ phòng A101 có tiền phòng 3.000.000 đồng, điện nước 450.000 đồng và dịch vụ 100.000 đồng. Tổng phải thu là 3.550.000 đồng. Người thuê đã chuyển 2.000.000 đồng và có một giao dịch 1.550.000 đồng đang chờ ghép. Báo cáo phải thể hiện tổng đã nhận theo bằng chứng là 3.550.000 đồng, nhưng trạng thái đối soát chưa hoàn tất. Không ghi toàn bộ thành đã khớp nếu giao dịch thứ hai chưa xác minh.
Giữ số phải thu cạnh số đã nhận
Phòng đã có doanh thu phải thu nhưng tiền đến ở tháng sau. Báo cáo cần giải thích hai thời điểm, không để người xem suy một số thành cả hai.
Đối chiếu kỳ, loại khoản và phân bổ phù hợp. Cọc, trả trước hoặc hoàn tiền có dòng riêng theo bản chất; tên chỉ tiêu phải đi cùng cách tính.
Tiền cọc và tiền hoàn
Tiền cọc là khoản có mục đích khác tiền thuê. Khi đang giữ, không đưa vào doanh thu kỳ nếu chưa có căn cứ ghi nhận theo chính sách và hợp đồng. Khi cấn trừ vào khoản phải thu, tạo sự kiện cấn trừ nối với khoản cọc. Khi hoàn, ghi người nhận, số tiền, ngày, lý do và trạng thái hoàn.
Nếu báo cáo chỉ có tổng tiền vào, một khoản cọc mới có thể làm doanh thu nhìn cao hơn thực tế. Khi trả cọc cuối kỳ, doanh thu tháng sau lại bị giảm giả. Tách loại giao dịch giúp chủ nhà nhìn đúng dòng tiền và nghĩa vụ đang mở.
Kết quả theo phòng
Chi phí sửa trong một phòng có thể gắn trực tiếp với phòng đó. Điện khu chung, bảo vệ hoặc internet có thể cần quy tắc phân bổ. Nếu chưa có quy tắc hợp lý, để riêng chi phí cấp cơ sở thay vì chia theo cảm tính. Mỗi dòng chi phí nên có ngày, loại, người duyệt, nhà cung cấp và chứng từ liên quan.
Không gọi số tiền còn lại sau một vài khoản chi là lợi nhuận nếu chưa tính chi phí cố định, ngày phòng trống, khấu hao hoặc khoản chưa thu. Bài cách tính lợi nhuận cho thuê phòng trọ dùng cho việc tách công thức, còn bảng này tập trung vào cách nối số liệu theo phòng.
Quyết định cụ thể
Một báo cáo tốt phải dẫn tới câu hỏi. Phòng có doanh thu thấp vì trống nhiều ngày, vì giá thấp, vì khoản chưa thu hay vì chi phí sửa cao. Cơ sở có tiền vào thấp vì ít phòng thuê, vì hóa đơn chưa chốt hay vì giao dịch chưa ghép. Mỗi nguyên nhân cần cách kiểm khác nhau.
| Dấu hiệu | Việc kiểm tiếp theo |
|---|---|
| Phải thu cao nhưng đã nhận thấp | Kiểm khoản quá hạn và giao dịch chờ |
| Đã nhận cao nhưng doanh thu không tăng tương ứng | Kiểm cọc, trả trước và chuyển kỳ |
| Phòng có doanh thu nhưng chi phí bất thường | Kiểm phiếu sửa, tài sản và nghiệm thu |
| Nhiều phòng trống nhưng lịch xem ít | Kiểm phễu khách và trạng thái sẵn sàng |
| Tổng cơ sở không bằng tổng phòng | Kiểm phòng chưa gắn cơ sở hoặc giao dịch chung |
Nhà cấp 4
Báo cáo theo phòng cần tách doanh thu, khoản thu, công nợ và tiền cọc. Số trên bảng quản lý không tự xác nhận chi phí hợp lệ cho thuế hoặc thay báo cáo kế toán. Xem thêm bảng theo dõi doanh thu và báo cáo vận hành.
Khi kiểm thử, chọn một kỳ đã có bảng gốc. So tổng theo phòng, tổng theo cơ sở và tổng giao dịch. Sau đó kiểm một phòng có cọc, một phòng trả một phần, một phòng trống và một phòng có chi phí sửa. Chỉ dùng báo cáo mới khi các trường hợp này giải thích được bằng dữ liệu.
Phân quyền trên phần mềm
Người lập báo cáo không nhất thiết được sửa số tiền. Người nhập giao dịch chỉ tạo bản ghi và đính kèm sao kê. Người kiểm tra ghép giao dịch với hóa đơn, ghi lý do chênh lệch và chuyển trạng thái. Chủ nhà duyệt cọc, hoàn tiền và các khoản điều chỉnh ảnh hưởng nhiều kỳ.
| Vai trò | Thông tin cần xem | Quyền cần hạn chế |
|---|---|---|
| Nhập liệu | Phòng, kỳ, khoản tiền, chứng từ | Không sửa kỳ đã khóa |
| Đối soát | Hóa đơn, giao dịch, trạng thái ghép | Không tự duyệt hoàn |
| Quản lý | Báo cáo theo cơ sở, chi phí, ngày phòng | Không xóa dữ liệu gốc |
| Chủ nhà | Toàn bộ báo cáo và lịch sử thay đổi | Duyệt sau khi có căn cứ |
Phân quyền phải gắn với cơ sở hoặc nhóm phòng nếu một người chỉ quản lý một khu. Khi người phụ trách nghỉ, chuyển quyền có thời hạn và giữ lịch sử. Không gửi cả file doanh thu cho người chỉ cần xem danh sách việc sửa chữa.
Mẫu báo cáo ba tầng để không trộn các câu hỏi
Một file hoặc màn hình có thể có nhiều tab, nhưng mỗi tab nên trả lời một câu hỏi riêng. Tầng thứ nhất là bảng phát sinh, giữ từng hóa đơn, giao dịch và chi phí. Tầng thứ hai là bảng theo phòng, tổng hợp theo kỳ nhưng vẫn có liên kết về dòng gốc. Tầng thứ ba là bảng điều hành, chỉ hiển thị các biến động cần quyết định.
| Tầng | Cột nên có | Người dùng chính | Không nên dùng để |
|---|---|---|---|
| Phát sinh | Mã, ngày, phòng, kỳ, loại giao dịch, số tiền, trạng thái, người tạo | Người nhập và người kiểm | Kết luận ngay về lợi nhuận |
| Theo phòng | Phải thu, đã nhận, đã phân bổ, cọc, chi phí, ngày có thể bán | Quản lý cơ sở | So sánh khi mẫu số khác nhau |
| Điều hành | Phòng bất thường, nợ cần xử lý, chi phí vượt, phòng trống | Chủ nhà | Thay thế chứng từ nguồn |
Ví dụ phòng A101 có 3.550.000 đồng phải thu, 3.550.000 đồng đã nhận nhưng một giao dịch 1.550.000 đồng còn chờ ghép. Tầng theo phòng có thể ghi số tiền đã nhận là 3.550.000 đồng, nhưng cột đã phân bổ chỉ ghi phần đã được kiểm đúng hóa đơn. Tầng điều hành đưa A101 vào danh sách cần ghép. Ba con số không mâu thuẫn; chúng chỉ trả lời ba câu hỏi khác nhau.
Đặt tên cột theo nghĩa, không theo cảm giác. Phải thu là giá trị đã phát hành hoặc được xác định theo quy tắc của báo cáo. Đã nhận là tiền đã vào quỹ hoặc tài khoản theo chứng từ. Đã phân bổ là tiền đã nối đúng phòng và kỳ. Doanh thu quản trị là nhãn nội bộ của bài toán này, không đồng nghĩa với doanh thu dùng cho hồ sơ kế toán hoặc kê khai thuế. Nếu cần báo cáo kế toán, phải hỏi người có chuyên môn về chính sách ghi nhận và chứng từ áp dụng.
Trước khi gửi báo cáo, kiểm ba phép cộng: tổng các phòng bằng tổng cơ sở; đã nhận bằng đã phân bổ cộng chờ phân bổ và khoản được xác định là trả trước; số dư cọc đầu kỳ cộng nhận trong kỳ trừ cấn trừ và hoàn bằng số đang giữ cuối kỳ. Nếu một phép cộng không cân, giữ ghi chú chênh lệch và người phụ trách. Không bù vào một phòng “khác” để bảng tổng nhìn đẹp.
Các sản phẩm cùng lĩnh vực thường nhóm hóa đơn, doanh thu, công nợ và báo cáo trong cùng một câu chuyện sản phẩm tham khảo cấu trúc dữ liệu được mô tả trên thị trường. Đây là nguồn quan sát ngôn ngữ nhu cầu, không phải chuẩn kế toán hay bằng chứng về cách báo cáo của cơ sở bạn.
Quyết định từ một báo cáo
Một báo cáo dùng để quyết định phải tách ít nhất phải thu, đã thu và chi phí theo cùng một kỳ. Nếu thiếu mã phòng, ngày hiệu lực hoặc nguồn của khoản tiền, giữ dòng đó ở trạng thái chờ kiểm thay vì đưa vào tổng đã chốt. Người lập báo cáo chịu trách nhiệm về phạm vi; chủ nhà chịu trách nhiệm về quyết định sau khi đọc báo cáo.