Miễn hoặc giảm tiền thuê phải là một dòng riêng có lý do, giá trị, phạm vi, kỳ áp dụng và ngày hết hiệu lực. Có thể kiểm theo công thức đơn giản: số phải thu = giá gốc - mức giảm + các khoản khác đã thỏa thuận; giữ nguyên giá gốc để kỳ sau biết ưu đãi còn hiệu lực hay đã kết thúc.
Giá và phương thức thanh toán cần được đối chiếu với hợp đồng thuê. Bài này hướng dẫn cách ghi riêng khoản miễn giảm và lưu lịch sử hóa đơn; việc có phải giảm hoặc hoàn tiền hay không phụ thuộc thỏa thuận và tình huống cụ thể. Luật Nhà ở hợp nhất 79/VBHN-VPQH, Điều 163 khoản 3, 4
- Tiền thuêVí dụ: 3.000.000 đồng · kỳ 07/2026
- Hỗ trợ sửa chữaVí dụ: -300.000 đồng · theo ghi nhận ngày …
- Tổng phải trảVí dụ: 2.700.000 đồng trước các khoản khác
- Hiệu lựcVí dụ: Chỉ áp dụng hóa đơn/kỳ được nêu
Các dòng được trích từ bảng trong bài. Mở mục để xem phạm vi áp dụng và phần giải thích.
1. Phân biệt giá cơ bản với ưu đãi
Giá thuê theo hồ sơ và khoản giảm trong một kỳ là hai dữ liệu riêng. Tách chúng để người thuê và người quản lý cùng thấy giá gốc, lý do giảm và số dư phải trả.
Ví dụ minh họa: nếu giá gốc là 3.000.000 đồng và giảm 300.000 đồng cho kỳ 07/2026, giá gốc của các kỳ sau vẫn là 3.000.000 đồng, trừ khi có thỏa thuận thay đổi. Ghi lý do giảm và kỳ áp dụng; căn cứ của từng trường hợp cần được kiểm tra riêng.
- Giá gốc/kỳ theo hồ sơ.
- Loại giảm: hỗ trợ, ưu đãi, điều chỉnh hay khác.
- Giá trị tiền, kỳ/hóa đơn đích và ngày hết hiệu lực.
- Người phê duyệt hoặc chứng từ liên quan.
2. Ghi giảm vào đúng hóa đơn
Nếu giảm 300.000 đồng cho kỳ 07/2026, hóa đơn cần hiện tiền thuê, dòng giảm và tổng sau giảm. Trên hóa đơn, ghi rõ khoản giảm áp dụng một lần hay thay đổi giá thuê cho các kỳ sau.
Nếu hóa đơn đã phát hành, tạo điều chỉnh liên kết thay vì sửa số tiền thuê ban đầu.
| Dòng | Ví dụ |
|---|---|
| Tiền thuê | 3.000.000 đồng · kỳ 07/2026 |
| Hỗ trợ sửa chữa | -300.000 đồng · theo ghi nhận ngày … |
| Tổng phải trả | 2.700.000 đồng trước các khoản khác |
| Hiệu lực | Chỉ áp dụng hóa đơn/kỳ được nêu |
Áp dụng đúng phạm vi và kỳ
Nếu ưu đãi chỉ áp dụng cho tiền thuê, không trừ khoản đó khỏi toàn bộ hóa đơn. Điện, nước và phí khác chỉ được giảm khi thỏa thuận nêu rõ.
Ghi khoản được giảm, kỳ áp dụng, số tiền hoặc cách tính và người xác nhận. Kiểm một hóa đơn mẫu trước khi áp dụng cho nhiều phòng; khi ưu đãi kết thúc, giữ lịch sử khoản đã giảm.
3. Đừng lẫn giảm giá với tiền đã nhận
Giảm tiền làm thay đổi số phải trả; thanh toán làm thay đổi số đã nhận. Nếu người thuê đã chuyển tiền trước khi quyết định giảm, phần chênh trở thành số dư cần hoàn, cấn trừ hoặc chờ xác nhận, không phải “giảm” thêm một lần nữa.
Tách khoản giảm khỏi khoản đã nhận để công nợ và tiền thực nhận vẫn đối chiếu được.
- Không ghi nhận cùng một khoản vừa là giảm giá vừa là hoàn tiền.
- Không sửa chứng từ chuyển khoản để khớp tổng mới.
- Nêu rõ nếu giảm chỉ áp cho tiền thuê hay bao gồm phí khác.
4. Kết thúc ưu đãi đúng lúc
Tạo ngày hết hiệu lực hoặc điều kiện kết thúc. Trước kỳ kế tiếp, rà các ưu đãi sắp hết để thông báo đúng, thay vì để giá tăng trở lại mà không ai hiểu lý do.
Khi thay đổi làm khác điều khoản hợp đồng, xác nhận và rà soát theo trường hợp phù hợp trước khi áp dụng.
- Một danh sách ưu đãi đang hiệu lực.
- Một cảnh báo trước kỳ tiếp theo.
- Một đường dẫn đến trao đổi/chứng từ gốc.
Chỉ chốt ưu đãi khi dòng giảm có lý do, kỳ áp dụng và ngày hết hạn rõ. Nếu người thuê đã trả theo giá cũ, chuyển phần chênh sang trạng thái hoàn hoặc cấn trừ có đích; không ghi giảm lần hai và không xóa giá gốc.