Quyết toán khi một người rời phòng ở ghép

Khi một người rời phòng nhưng nhóm tiếp tục thuê, cần tách nghĩa vụ với chủ nhà, khoản góp giữa người ở chung và tiền người mới thanh toán. Một giao dịch không tự thay thế cả ba. Bài viết xét tình huống cá nhân thuê phòng để ở; giao dịch nhà ở thương mại của doanh nghiệp hoặc hợp tác xã cần đối chiếu quy định riêng. [2]

Xác định người rời nhóm đang có vai trò nào

Đọc lại hợp đồng, phụ lục, giấy cọc và thỏa thuận ở chung trước khi tính số tiền. Người rời đi có thể là một bên thuê trực tiếp với chủ nhà, người ký đại diện cho nhóm, người thuê nhân danh mình rồi nhận thêm người ở cùng, hoặc người tham gia thỏa thuận nội bộ. Những vai trò ấy dẫn đến những câu hỏi khác nhau khi họ muốn rút khỏi việc thuê.

Không chỉ nhìn có chữ ký hay không. Cần xem ai được xác định là bên thuê, người ký nhân danh ai và có căn cứ đại diện nào. Một người chỉ chuyển tiền hộ không tự trở thành bên thuê. Ngược lại, không thấy chữ ký riêng của một người cũng chưa đủ để bỏ qua quyền và nghĩa vụ có thể phát sinh từ hồ sơ, việc đại diện và những thỏa thuận liên quan.

Nếu người rời là bên có nghĩa vụ với chủ nhà, việc các bạn cùng phòng đồng ý cho đi chưa tự làm chủ nhà mất quyền yêu cầu đối với người đó. Điều 370 Bộ luật Dân sự quy định việc chuyển giao nghĩa vụ cần sự đồng ý của bên có quyền, cùng những ngoại lệ mà luật nêu. Cần xử lý đúng quan hệ này trước khi ghi người mới đã thay hoàn toàn người cũ. [1]

Nếu vấn đề chủ yếu nằm trong thỏa thuận góp chi phí giữa các bạn, vẫn phải đọc xem nhóm đã thống nhất gì về báo trước, tiền cọc, khoảng trống khi tìm người thay và các hóa đơn chưa đến. Không có đủ dữ kiện thì chưa thể kết luận cứ đi trước là mất cọc hoặc những người ở lại bắt buộc trả ngay toàn bộ phần tiền cho người đi.

Ghi ba ngày thay vì chỉ một ngày chuyển đồ

Ngày dọn đồ, ngày chấm dứt trách nhiệm theo thỏa thuận và ngày thanh toán phần cọc có thể khác nhau. Người đi có thể chuyển đồ sớm nhưng vẫn giữ chỗ một thời gian. Nhóm cũng có thể đồng ý dừng tính phần tiền phòng từ một ngày cụ thể, trong khi tiền điện nước của kỳ đó sẽ đối chiếu sau. Mỗi mốc cần được gọi đúng tên.

Điều 171 Luật Nhà ở có trường hợp các bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng. Điều 172 quy định về đơn phương chấm dứt và việc thông báo. Những quy định này không có nghĩa chỉ cần một thành viên nhắn trước ba mươi ngày là mọi trách nhiệm của họ với chủ nhà và bạn cùng phòng đều tự hết. Phải xem đúng căn cứ, chủ thể và nội dung đã cam kết. [2]

Với việc thay người trong nhóm, nên xác nhận ngày người cũ bàn giao phần sử dụng, ngày người mới được vào và ai chịu phần chi phí ở giữa. Nếu chưa có người mới, ghi đúng là đang tìm người. Đừng lấy ngày dự kiến của một người chưa nhận lời làm căn cứ hứa chắc sẽ thanh toán cọc cho người đi.

Khi người mới đến sớm để chuyển đồ, cần thỏa thuận việc sử dụng và chia chi phí trong khoảng giao nhau. Không tự nhân đôi phần tiền phòng chỉ vì hai người có mặt cùng ngày. Tổng tiền nhóm phải trả cho chủ nhà và cách nhóm phân bổ vẫn là hai câu hỏi cần được giữ riêng.

Khoảng trống giữa hai người không tự biến mất

Xét một tháng giả định có ba mươi ngày. Phòng được thuê với giá 4.500.000 đồng cho cả tháng và chủ nhà không thay đổi mức này khi nhóm đổi người. A, B và C vốn thỏa thuận mỗi người chịu 1.500.000 đồng khi giữ chỗ cả tháng. B được nhóm đồng ý dừng tính phần sử dụng từ sau ngày 10, còn D được nhận vào thay từ ngày 16 đến hết ngày 30.

Trong ví dụ, nhóm chọn phân bổ phần 1.500.000 đồng theo ba mươi ngày, tức 50.000 đồng mỗi ngày. B chịu mười ngày, bằng 500.000 đồng. D chịu mười lăm ngày, bằng 750.000 đồng. Từ ngày 11 đến hết ngày 15 có năm ngày chưa có người thay, tương ứng 250.000 đồng. Không thể bỏ dòng này rồi vẫn nói tiền phòng cả tháng đã được chia đủ.

Giả sử A và C tự nguyện thống nhất mỗi người gánh thêm 125.000 đồng cho khoảng trống. Khi đó A chịu 1.625.000 đồng, C chịu 1.625.000 đồng, B chịu 500.000 đồng và D chịu 750.000 đồng. Cộng bốn phần đúng 4.500.000 đồng. Đây là một lựa chọn của nhóm trong ví dụ, không phải quy định bắt buộc người ở lại phải gánh khoảng trống.

Nhóm có thể có một thỏa thuận khác về phần 250.000 đồng, nhưng phải nêu ra và kiểm tổng. Không tự buộc người đi chịu mãi cho đến khi tìm được người mới nếu chưa làm rõ căn cứ; cũng không mặc định họ hết mọi khoản ngay khi xách đồ đi. Số ngày, thời điểm giữ chỗ và cách chia trong ví dụ chỉ minh họa cơ chế, không đặt công thức chung cho mọi hợp đồng.

Chốt khoản cũ trước khi thu tiền của người mới

Lập danh sách những khoản đã phát sinh đến mốc người cũ bàn giao. Phần nào nhóm đã thống nhất thì ghi số tiền và người còn phải thanh toán. Phần nào chờ hóa đơn thì ghi kỳ, phương pháp dự kiến đối chiếu và đầu mối gửi tài liệu. Tránh ghi đã xong điện nước chỉ vì hôm đó chưa ai cầm hóa đơn trong tay.

Với điện, nước hoặc chi phí dùng chung, không phải khoản nào cũng phản ánh chính xác mức dùng của từng người. Nhóm cần áp dụng cách chia đã thỏa thuận và xem các thay đổi thực tế. Không tự lấy tổng hóa đơn cuối tháng chia cho số người đang ở ngày cuối rồi chuyển toàn bộ phần của người cũ sang D.

Ngày D vào nên có mốc nhận diện rõ. Nếu có số liệu phù hợp, nhóm có thể dùng để tách kỳ trước và sau; nếu không có, cần thống nhất phương pháp khác và nói rõ giới hạn. Một phép chia theo ngày là lựa chọn phân bổ, không phải chứng minh từng người đã tiêu thụ đúng số điện hoặc nước đó.

Các khoản một người đã ứng cũng cần tách khỏi chi phí mới. Nếu A đã trả hóa đơn hộ cả nhóm, tiền B hoàn lại cho A là thanh toán phần đã ứng theo đối chiếu, không phải một hóa đơn thứ hai. Khi chuyển sang danh sách người ở mới, giữ lịch sử này để khỏi ghi lại khoản cũ thành chi phí của D.

Tiền cọc tại chủ nhà khác với phần tiền góp trong nhóm

Giả sử A thuê nhân danh mình và đã giao chủ nhà 6.000.000 đồng tiền cọc. Trong nội bộ, A, B và C có thỏa thuận góp mỗi người 2.000.000 đồng vào khoản đó. Ví dụ chỉ giả định cấu trúc tiền như vậy để theo dõi; không dùng cách gọi góp tiền để tự xác định mọi quan hệ ở chung là cùng thuê, cho thuê lại hay một loại hợp đồng khác.

Khi B rời đi mà hợp đồng chính vẫn tiếp tục, chủ nhà có thể vẫn đang giữ 6.000.000 đồng theo hồ sơ đó. Việc B từng góp 2.000.000 đồng cần được giữ trong đối chiếu nội bộ, nhưng không tự chứng minh chủ nhà đã đến hạn phải tách và trả ngay đúng số ấy cho B. Cũng không có nghĩa khoản góp của B được xóa khỏi lịch sử chỉ vì B không còn ở phòng.

Điều 328 Bộ luật Dân sự quy định cơ chế đặt cọc theo mục đích bảo đảm và các trường hợp thực hiện hoặc từ chối giao kết, thực hiện hợp đồng, có xét thỏa thuận khác. Vì vậy, cần xem khoản tiền cụ thể bảo đảm nghĩa vụ nào và việc thay người được các bên xử lý ra sao. Không nên dùng một câu tiền của ai người đó giữ để bỏ qua toàn bộ quan hệ đang tồn tại. [1]

Bảng theo dõi cần ghi tổng tiền chủ nhà đang giữ, phần góp của từng người trong nội bộ và các khoản đã xử lý hoặc hoàn lại. Ghi cả người giữ hồ sơ và chứng từ xác nhận để tiện đối chiếu. Tổng tiền chủ nhà giữ và tổng phân bổ nội bộ có thể khớp, nhưng vẫn là hai lớp thông tin khác nhau.

Nếu chưa có người thay thì ghi rõ cách chờ

Một phương án có thể được các bên liên quan thống nhất là chưa thanh toán phần góp ngay, mà chờ đến một sự kiện hoặc thời hạn đã xác định để đối chiếu. Khi chọn phương án này, cần ghi ai có trách nhiệm thanh toán cho B, căn cứ nào xác định số tiền, việc khấu trừ được xem xét thế nào và B sẽ nhận thông tin bằng cách nào sau khi rời nhóm.

Không nên chỉ ghi khi nào có tiền sẽ trả. Câu đó chưa cho biết đang chờ chủ nhà hoàn cọc, chờ người mới vào hay chờ nhóm thống nhất một khoản còn tranh chấp. Nếu dùng việc tìm được người thay làm mốc, cần rõ điều kiện này đã được đồng ý thế nào, đồng thời có cách xem lại khi việc tìm người kéo dài hoặc hoàn cảnh thay đổi.

Việc chờ thanh toán cũng không tự biến số tiền cuối cùng thành chắc chắn 2.000.000 đồng. Cần giữ rõ các khoản có thể ảnh hưởng đến phần tiền theo thỏa thuận và trách nhiệm tương ứng. Ngược lại, một khoản hư hỏng phát sinh sau khi B rời đi không nên tự bị gắn cho B chỉ vì tiền chưa được trả. Phải đối chiếu thời điểm, căn cứ và quan hệ cụ thể.

Nếu không có thỏa thuận về việc chờ hoặc một bên phản đối, đừng trình bày phương án như nghĩa vụ họ buộc phải chấp nhận. Khi đó cần tiếp tục đối chiếu hồ sơ hoặc nhờ hỗ trợ pháp lý phù hợp. Việc ghi lại đề xuất của một bên không đồng nghĩa cả nhóm đã thống nhất.

Nếu người mới thanh toán phần thay thế thì không thu cọc hai lần

Một phương án khác trong ví dụ là A, B, C và D cùng thống nhất D thanh toán 2.000.000 đồng cho B để xử lý phần góp nội bộ mà D sẽ tham gia thay. Hồ sơ cần nói rõ khoản tiền này dùng cho việc gì, quyền lợi và nghĩa vụ nội bộ nào được ghi cho D, phần nào của B đã xong và phần nào vẫn còn. Đừng chỉ ghi nội dung chuyển khoản là cọc rồi để mọi người tự hiểu.

Sau khi thực hiện đúng thỏa thuận, bảng góp nội bộ ghi A 2.000.000 đồng, C 2.000.000 đồng và D 2.000.000 đồng; phần của B đã được thanh toán theo nội dung xác nhận. Chủ nhà vẫn giữ 6.000.000 đồng. Không cộng thêm 2.000.000 đồng D vừa trả thành 8.000.000 đồng cọc tại chủ nhà, vì khoản đó không được giao thêm cho chủ nhà.

Nếu D chuyển qua A rồi A trả B, cần ghi đủ hai giao dịch và khoản A đang giữ hộ trong thời gian chờ chuyển. Không được vừa thu D 2.000.000 đồng, vừa bảo D trả thêm đúng phần này trực tiếp cho B mà không giải thích một nghĩa vụ khác có căn cứ. Khi đã chọn luồng thanh toán, cả nhóm cần dùng cùng một bản đối chiếu.

Các xác nhận nội bộ này không tự sửa hợp đồng của A với chủ nhà và cũng không tự biến D thành người có quyền trực tiếp đòi chủ nhà hoàn một phần cọc. Nếu muốn thay đổi người trong quan hệ hợp đồng chính hoặc cách chủ nhà xử lý cọc, phải giải quyết riêng với đúng các bên. Khoản thanh toán chỉ có ý nghĩa theo nội dung đã được xác lập, không theo một nhãn ngắn trên ứng dụng ngân hàng.

Khi người đi còn thiếu một khoản đã thống nhất

Giả sử ngoài phần góp 2.000.000 đồng đang được D thanh toán thay, B còn phải hoàn cho A 350.000 đồng của khoản chi A đã ứng và hai người đã đối chiếu đồng ý. Cách dễ đọc là D chuyển B 2.000.000 đồng, sau đó B chuyển A 350.000 đồng. B nhận ròng 1.650.000 đồng, nhưng hồ sơ vẫn nhìn thấy hai việc riêng.

Nếu muốn giảm số lượt chuyển, các bên có thể thống nhất D chuyển 1.650.000 đồng cho B và 350.000 đồng cho A để thực hiện khoản của B. Khi đó tổng D trả vẫn là 2.000.000 đồng. Cần ghi rõ phần 350.000 đồng được tính trong khoản D thanh toán thay B và đồng thời làm giảm đúng khoản B còn phải trả A. Không ghi D mới góp 1.650.000 đồng rồi yêu cầu D góp thêm 350.000 đồng lần nữa.

Phương án này cần sự đồng ý của các bên liên quan. Điều 283 Bộ luật Dân sự đặt điều kiện bên có quyền đồng ý khi nghĩa vụ được thực hiện thông qua người thứ ba và quy định trách nhiệm nếu người thứ ba không thực hiện đúng. Trong ví dụ, phải có sự thống nhất của những người liên quan về người nhận, mục đích và cách ghi nhận, không tự chuyển tiền cho một người khác rồi coi mọi nghĩa vụ đã được giải quyết. [1]

Nếu 350.000 đồng vẫn đang tranh chấp, đừng đưa nó vào cách chia tiền vừa nêu như một khoản đã được công nhận. Hãy giữ riêng nội dung bất đồng. Một phương án thanh toán gọn không nên được dùng để che mất việc người bị trừ chưa đồng ý với căn cứ hoặc số tiền.

Khi chính người đứng tên hợp đồng rời đi

Tình huống A rời đi cần xử lý thêm hợp đồng chính, ngay cả khi nhóm đã tìm được D và mọi người thống nhất cách chia tiền. Chủ nhà cần biết đề xuất thay đổi là gì, ai sẽ là bên thuê, từ thời điểm nào và các nghĩa vụ trước đó còn được xử lý ra sao. D nhận chìa khóa hoặc trả một kỳ tiền thuê chưa đủ để tự kết luận A đã được giải phóng khỏi mọi nghĩa vụ còn lại.

Điều 421 Bộ luật Dân sự cho phép các bên thỏa thuận sửa đổi hợp đồng và yêu cầu hợp đồng sửa đổi tuân theo hình thức của hợp đồng ban đầu. Khi có chuyển giao nghĩa vụ, còn phải đối chiếu Điều 370. Nên xác nhận rõ phần nào được chuyển, phần nào đã hoàn tất và phần nào người cũ vẫn cần xử lý, thay vì ghi chung người mới chịu hết. [1]

Khoản bảo đảm cũng cần được xử lý riêng. Điều 371 quy định khi chuyển giao nghĩa vụ có biện pháp bảo đảm thì biện pháp bảo đảm chấm dứt, trừ trường hợp có thỏa thuận khác. Vì vậy, không nên mặc định cọc và mọi biện pháp bảo đảm luôn tự đi theo người mới với nội dung cũ. Khi các bên muốn tiếp tục sử dụng khoản cọc đang giữ, phải ghi nhận cơ chế phù hợp trong hồ sơ chuyển đổi. [1]

Cũng cần xác định việc D vào ở có phải là cho thuê lại hay thuộc cấu trúc khác. Trong phạm vi thuê nhà ở đang xét, khoản 4 Điều 170 Luật Nhà ở cho phép bên thuê cho thuê lại khi được bên cho thuê đồng ý. Không nên gắn cùng một kết luận pháp lý cho tất cả trường hợp gọi là ở ghép, nhưng cũng không bỏ qua điều kiện đồng ý khi thực chất có cho thuê lại. [2]

Bàn giao đồ chung và đóng phần của người cũ

Ngoài cọc, nhóm có thể có tủ lạnh, bàn, quạt hoặc vật dụng mua chung. Cần biết món nào của riêng B, món nào nhóm cùng mua và trước đây đã thống nhất cách xử lý khi một người rời đi chưa. Nếu người ở lại mua lại phần của B, đó là khoản riêng, cần ghi số tiền đã đồng ý và người nhận. Không tự trừ nó vào cọc mà không cho thấy phép đối chiếu.

Chìa khóa, thẻ cổng và quyền dùng thiết bị chung cần được bàn giao theo đúng cách quản lý của cơ sở. Nếu cần thay đổi quyền truy cập, phối hợp với người có thẩm quyền, đồng thời giữ khả năng ra vào và thoát nạn an toàn cho những người đang ở. Việc tranh chấp tiền không nên bị biến thành giữ đồ hoặc tự khóa người khác bên ngoài để gây sức ép.

Một đoạn xác nhận ngắn trong ví dụ có thể ghi nhóm đã đối chiếu phần tiền phòng tháng có ba mươi ngày theo các mức A và C mỗi người 1.625.000 đồng, B 500.000 đồng, D 750.000 đồng. Phần góp nội bộ 2.000.000 đồng của B được xử lý theo giao dịch D thanh toán đã ghi nhận; khoản 350.000 đồng B hoàn cho A được theo dõi riêng. Điện nước kỳ cuối còn chờ tài liệu và sẽ đối chiếu theo phương pháp đã được nhóm thống nhất.

Mẫu diễn đạt này chỉ dùng để minh họa cách giữ đủ thông tin. Hồ sơ thực tế còn phải thể hiện người tham gia, thời điểm, căn cứ hợp đồng, khoản đã nhận và khoản chưa nhận. Khi nhìn lại, cả người đi lẫn người ở lại nên trả lời được tiền đang nằm ở đâu, ai còn phải làm gì và việc nào đã xong. Hồ sơ rõ giúp tránh thu cọc hai lần hoặc hiểu nhầm rằng trách nhiệm của người cũ đã tự chấm dứt.