Tỷ lệ lấp đầy = số ngày-phòng có người ở trong những ngày phòng sẵn sàng ÷ tổng ngày-phòng sẵn sàng × 100%. Ví dụ, 5 phòng sẵn sàng trong 31 ngày tạo 155 ngày-phòng. Chỉ tính ngày có người ở trong cùng phạm vi ngày-phòng khả dụng đã chọn.
Nguồn tham khảo dưới đây phản ánh câu hỏi khi tìm phòng, không phải dữ liệu công suất của một cơ sở. Tỷ lệ trong bài là chỉ số nội bộ; cần ghi định nghĩa mẫu số và ngày chốt trước khi so sánh. Kinh nghiệm thuê phòng trọ — các câu hỏi thường gặp
- Phòng sẵn sàng cho thuêCách tính trong báo cáo: Tính vào tổng số ngày phòng có thể cho thuê
- Phòng đã có người ởCách tính trong báo cáo: Tính vào số ngày phòng đã có người ở
- Phòng đang sửa hoặc chưa thể giaoCách tính trong báo cáo: Theo dõi riêng; chỉ tính vào mẫu số nếu báo cáo đo toàn bộ số ngày-phòng của tài sản
- Phòng đang giữ chỗCách tính trong báo cáo: Chưa coi là đã có người ở trước ngày nhận phòng
Các dòng được trích từ bảng trong bài. Mở mục để xem phạm vi áp dụng và phần giải thích.
1. Xác định ngày phòng khả dụng
Chỉ tính vào mẫu số những ngày phòng có thể giao cho người thuê theo định nghĩa báo cáo. Ghi riêng ngày phòng phải sửa hoặc chưa thể giao, để không quy thời gian đó thành phòng trống do hoạt động cho thuê.
Ví dụ, phòng giữ chỗ đến ngày 10 nhưng khách nhận ngày 12 chỉ được tính là có người ở từ mốc hiệu lực đã xác nhận. Quan trọng nhất là dùng cùng một cách tính qua các tháng; đừng tháng này tính cả phòng đang sửa, tháng sau lại bỏ đi mà không ghi rõ lý do.
| Loại phòng | Cách tính trong báo cáo |
|---|---|
| Phòng sẵn sàng cho thuê | Tính vào tổng số ngày phòng có thể cho thuê |
| Phòng đã có người ở | Tính vào số ngày phòng đã có người ở |
| Phòng đang sửa hoặc chưa thể giao | Theo dõi riêng; chỉ tính vào mẫu số nếu báo cáo đo toàn bộ số ngày-phòng của tài sản |
| Phòng đang giữ chỗ | Chưa coi là đã có người ở trước ngày nhận phòng |
2. Tỷ lệ lấp đầy tính theo ngày phòng
Ví dụ, một tháng có 30 ngày và 10 phòng sẵn sàng cho thuê. Tổng khả năng cho thuê là 300 ngày-phòng. Nếu cộng tất cả số ngày khách đang ở được 255 ngày-phòng, tỷ lệ lấp đầy là 255 chia 300, tức 85%.
Tính theo ngày-phòng cho thấy chênh lệch giữa phòng trống một phần kỳ và phòng trống cả kỳ; thời gian sửa chữa cũng được thể hiện theo số ngày không sẵn sàng.
- Ghi ngày nhận và trả phòng theo hồ sơ, đồng thời dùng nhất quán quy ước tính các ngày bàn giao.
- Không tính ngày giữ chỗ là ngày có doanh thu nếu khách chưa vào ở.
- Tỷ lệ lấp đầy và số tiền đã thu là hai con số khác nhau.
Chốt mẫu số trước khi so sánh
Đếm phòng có người ở vào ngày cuối kỳ không phản ánh phòng trống một phần kỳ hoặc ngừng cho thuê trong vài ngày. Ghi rõ phạm vi phòng được tính và cách xử lý thời gian ngừng sử dụng, rồi giữ cùng định nghĩa khi so sánh các kỳ.
3. Xem cả lý do phòng trống trước khi quyết định
Tỷ lệ thấp chưa đủ căn cứ để giảm giá. Ghi lý do từng khoảng trống, chẳng hạn phòng đang sửa, người thuê trả phòng theo mùa, tin đăng chưa cập nhật hoặc bàn giao chậm. Ghi chú cụ thể giúp chọn đúng việc cần xử lý.
Nếu tỷ lệ cao nhưng công nợ tăng, vấn đề nằm ở thu tiền chứ không phải số phòng có khách. Nếu tỷ lệ thấp vì nhiều phòng đang sửa, hãy theo dõi thêm ngày sửa xong.
- Số ngày trống giữa hai lượt thuê.
- Lý do chính và ghi chú thêm khi cần.
- Ngày phòng sẵn sàng cho thuê trở lại.
4. Phân biệt tỷ lệ lấp đầy với dự báo thị trường
Tỷ lệ này mô tả hoạt động của cơ sở, không tự chứng minh nhu cầu thị trường hay khả năng sinh lời. Khi so sánh hai cơ sở, dùng cùng định nghĩa phòng khả dụng và cùng khoảng thời gian.
Trước khi ra quyết định giá hoặc cải tạo, kết hợp tỷ lệ lấp đầy với giá thực thu, thời gian lấp phòng, chi phí sửa và phản hồi của người xem.
- Lưu định nghĩa báo cáo ngay trên bảng.
- Không trộn phòng đã ký nhưng chưa vào ở với phòng đang ở.
- Kiểm lại dữ liệu trạng thái trước khi tính tỷ lệ.
5. Ghi ngoại lệ khi đổi mẫu số
Giả sử cơ sở có 12 phòng trong tháng 31 ngày, nhưng 2 phòng đóng để sửa trong 10 ngày. Nếu báo cáo loại phần không thể giao ra khỏi mẫu số, cần ghi rõ số ngày-phòng bị loại và lý do; nếu báo cáo đo toàn bộ tài sản, phải giữ cách đó qua các tháng. Hai tỷ lệ đều có thể hữu ích, nhưng không được gọi cùng một tên.
Báo cáo nên đặt cạnh số ngày phòng sẵn sàng, số ngày có người ở, số ngày giữ chỗ và số ngày sửa. Nhìn các dòng này cùng nhau sẽ cho biết tỷ lệ thay đổi do bàn giao, bảo trì hay nhu cầu thật.
- Một định nghĩa mẫu số được ghi ngay trên báo cáo.
- Một cột lý do cho ngày phòng bị loại.
- Một chỉ số bổ sung về giá thực thu hoặc công nợ.
Chỉ dùng tỷ lệ để quyết định khi mẫu số, ngày chốt và lý do loại ngày phòng đã được ghi. Nếu phòng sửa, giữ chỗ hoặc nhận/trả giữa kỳ làm thay đổi mẫu số, báo riêng ngoại lệ rồi đọc cùng thời gian lấp phòng, giá thực thu và công nợ; không quyết định giá từ một tỷ lệ đẹp duy nhất.