Không có một công thức duy nhất áp dụng cho mọi phòng trọ. Cách tính tiền theo ngày phải bắt đầu từ hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa hai bên, sau đó xác định ngày bắt đầu, ngày kết thúc, mẫu số dùng để chia và các khoản điện nước hoặc dịch vụ đi kèm. Nếu chưa chốt những đầu vào này, một phép chia đúng về toán vẫn có thể tạo ra số tiền không đúng thỏa thuận.
Đầu vào cần chốt
Trước khi tính, chốt bốn đầu vào: giá thuê tháng, ngày bắt đầu tính tiền, ngày kết thúc hoặc bàn giao, và cách quy đổi tháng sang ngày. Hai bên có thể dùng 30 ngày cố định, số ngày thực tế của tháng hoặc giá theo kỳ; ví dụ trong bài minh họa phép tính, không quy định cách bắt buộc cho mọi hợp đồng.
- Giá thángVí dụ: 3.600.000 đồng · Cách kiểm: Lấy từ hợp đồng hoặc phụ lục đang hiệu lực
- Mẫu sốVí dụ: 30 ngày · Cách kiểm: Đối chiếu câu chữ đã ký
- Ngày bắt đầuVí dụ: 05/08 · Cách kiểm: Có biên bản nhận chìa khóa không
- Ngày kết thúcVí dụ: 16/08 · Cách kiểm: Có mốc bàn giao và chỉ số cuối không
Các dòng được trích từ bảng trong bài. Mở mục để xem phạm vi áp dụng và phần giải thích.
Ngoài ra, cần tách tiền phòng khỏi tiền điện, nước, gửi xe, internet và khoản hoàn cọc. Người thuê có thể vào ngày 20 nhưng điện nước được đọc ở một ngày khác. Không cộng tất cả thành một số rồi gọi là tiền phòng theo ngày.
Công thức tính theo ngày
Nếu hai bên chọn mẫu số 30 ngày, công thức minh họa là tiền phòng một ngày bằng giá tháng chia 30. Người thuê sử dụng 12 ngày thì tiền phòng bằng giá tháng chia 30 rồi nhân 12. Với giá 3.600.000 đồng, kết quả minh họa là 120.000 đồng một ngày và 1.440.000 đồng cho 12 ngày.
Nếu hai bên dùng số ngày thực tế của tháng, tháng 31 ngày sẽ cho đơn giá ngày khác tháng 30 ngày. Vì vậy, hợp đồng hoặc phụ lục nên ghi rõ mẫu số. Không tự đổi mẫu số giữa lúc nhận phòng và trả phòng nếu chưa có thỏa thuận mới.
Chốt ngày bắt đầu tính tiền
Ngày xem phòng, ngày ký hợp đồng, ngày chuyển đồ và ngày nhận chìa khóa có thể khác nhau. Nên chọn một mốc làm ngày bắt đầu sử dụng và ghi trong biên bản bàn giao. Nếu người thuê chỉ giữ chỗ bằng một khoản tiền nhưng chưa nhận phòng, cần tách trạng thái giữ chỗ khỏi ngày bắt đầu thuê.
Ví dụ người thuê ký ngày 01/08 nhưng nhận chìa khóa ngày 05/08. Nếu hai bên thỏa thuận tính tiền từ ngày nhận chìa khóa, hồ sơ phải ghi 05/08. Nếu tính từ ngày hợp đồng có hiệu lực, đó là mốc khác. Người thu tiền không nên tự suy đoán từ ngày chuyển khoản.
Chốt ngày kết thúc thuê
Ngày người thuê dọn phần lớn đồ không luôn là ngày bàn giao chính thức. Chìa khóa, chỉ số điện nước, tài sản và biên bản cần có một mốc chốt. Nếu phòng vẫn còn đồ hoặc chìa khóa chưa bàn giao, người quản lý cần ghi trạng thái chờ thay vì tự đóng hồ sơ.
Khi trả giữa tháng, tách tiền phòng, điện nước, phí dịch vụ và khoản cọc. Điện nước nên căn cứ chỉ số hoặc phương pháp đã thỏa thuận. Khoản cọc chỉ được hoàn, cấn trừ hoặc giữ lại theo điều kiện đã ghi và kết quả kiểm tài sản.
Điều chỉnh kỳ và hóa đơn
Nếu đổi ngày thu tiền, hãy lập kỳ cũ và kỳ mới riêng. Không sửa ngày trên hóa đơn cũ để làm cho tổng tháng trông cân. Bảng kiểm nên có kỳ, số ngày, giá áp dụng, người duyệt và trạng thái. Nếu có làm tròn, ghi quy tắc làm tròn trước khi tính.
Bảng tính chỉ tổ chức phòng, hợp đồng, ngày hiệu lực, kỳ thu, hóa đơn, chỉ số, khoản thu và cọc; nó không tự chọn điều khoản hoặc kết luận tranh chấp tiền thuê. Xem ở trọ nửa tháng tính tiền thế nào, xem chi phí thuê phòng mỗi tháng và xem quy trình chốt kỳ hóa đơn.
Ghi riêng các trường hợp ngoại lệ
Có những trường hợp không nên đưa vào một công thức chung. Người thuê chuyển phòng trong cùng dãy có thể có hai bộ chỉ số và hai biên bản. Người thuê vào ngày cuối tháng có thể chỉ phát sinh tiền phòng nhưng chưa có kỳ điện nước. Phòng được giảm tiền do sửa chữa cần có thời gian giảm, lý do và người duyệt. Mỗi ngoại lệ nên có mã hoặc ghi chú gắn với kỳ cụ thể.
Nếu hai bên dùng số ngày thực tế, hãy chốt ngày đầu và ngày cuối theo cách đã thống nhất, không tự tính cả hai đầu nếu thỏa thuận chỉ tính số đêm hoặc ngày sử dụng. Nếu có ngày bàn giao rơi vào giữa ngày, ghi cách xử lý trước khi lập hóa đơn. Khi chưa thống nhất, giữ trạng thái chờ xác nhận thay vì chọn cách có lợi cho một bên.
Bảng giải thích tiền thuê
Một bảng giải thích nên hiển thị giá tháng, mốc bắt đầu, mốc kết thúc, mẫu số, số ngày, tiền phòng, điện nước, phí khác, giảm trừ và số đã trả. Khi người thuê hỏi, người quản lý mở đúng kỳ thay vì tính lại trên tin nhắn. Nếu có điều chỉnh, giữ số ban đầu cùng lý do sửa.
Ví dụ với giá tháng 3.600.000 đồng, mẫu số 30 ngày và 12 ngày sử dụng, dòng tiền phòng là 1.440.000 đồng. Nếu điện nước là 180.000 đồng theo chỉ số và phí gửi xe là 100.000 đồng theo thỏa thuận, tổng phải thu của ví dụ là 1.720.000 đồng trước khi xét cọc hoặc giảm trừ. Đây là phép tính minh họa, không phải mức giá chung.
Bảng đầu vào và cách kiểm
Một phép tính theo ngày nên có bảng đầu vào trước khi có cột tổng. Cùng một giá tháng có thể cho số khác nếu mẫu số là 30 ngày, số ngày thực tế của tháng hoặc một kỳ đã thỏa thuận. Không nên chọn mẫu số có lợi cho một bên sau khi đã thấy kết quả.
| Đầu vào | Ví dụ | Cách kiểm |
|---|---|---|
| Giá tháng | 3.600.000 đồng | Lấy từ hợp đồng hoặc phụ lục đang hiệu lực |
| Mẫu số | 30 ngày | Đối chiếu câu chữ đã ký |
| Ngày bắt đầu | 05/08 | Có biên bản nhận chìa khóa không |
| Ngày kết thúc | 16/08 | Có mốc bàn giao và chỉ số cuối không |
| Số ngày tính | 12 ngày theo giả định | Ghi rõ có tính ngày đầu và ngày cuối không |
| Tiền phòng | 3.600.000 / 30 x 12 = 1.440.000 đồng | Người khác có thể tính lại |
Nếu hợp đồng chọn 30 ngày, ví dụ trên cho 1.440.000 đồng. Nếu chọn số ngày thực tế của tháng 8, phép tính sẽ là 3.600.000 chia 31 rồi nhân số ngày theo thỏa thuận, nên phải được chốt trước. Điện, nước và phí cố định đặt ở dòng riêng. Với khoản cọc, chỉ ghi vào bảng quyết toán khi có căn cứ hoàn, cấn trừ hoặc giữ theo thỏa thuận; không cộng vào tiền phòng của kỳ.
Có ba ngoại lệ nên chuyển sang hàng đợi kiểm thay vì cố ép vào công thức: bàn giao giữa ngày, đổi phòng trong cùng kỳ và giảm tiền vì phòng đang sửa. Mỗi ngoại lệ cần mốc, người xác nhận, lý do và kỳ chịu tác động. Nếu hai bên chưa thống nhất cách đếm ngày, xuất bảng với hai phương án và ghi rõ điểm cần chốt. Người quản lý không nên tự chọn rồi coi số tiền đó là kết luận cuối cùng.