Thông tin cần xác minh khi thuê phòng trọ qua môi giới

Môi giới đã gửi vài căn phù hợp và sắp lịch dẫn xem. Trước khi trả phí, hãy hỏi khoản đó trả cho việc gì, khi nào được coi là hoàn thành và ai là bên ký hợp đồng thuê. Tiền công môi giới và tiền giao để giữ phòng cần tách rõ người nhận cùng căn cứ. Một người dẫn bạn mở được cửa chưa tự có quyền nhận cọc hoặc cam kết thay chủ nhà.

Nên tách hồ sơ thành hai quan hệ cần hiểu. Một bên là dịch vụ tìm và hỗ trợ giao dịch, bên kia là việc thuê căn phòng với người có quyền cho thuê. Hai quan hệ có thể được thực hiện trong cùng một buổi, nhưng phí dịch vụ, cọc thuê và tiền thuê trả trước không vì thế trở thành một khoản chung.

Các khoản tiền và điều kiện dịch vụ trong ví dụ là giả định, không phải bảng phí thị trường hoặc mức bắt buộc theo pháp luật.

Xác định người đang liên hệ đóng vai trò nào

Người đăng tin có thể là chủ nhà, người quản lý hoặc môi giới, người thuê đang tìm người thay, hoặc cá nhân hành nghề môi giới cho một doanh nghiệp. Hãy hỏi họ đang làm việc với tư cách nào, đơn vị nào chịu trách nhiệm về dịch vụ và ai sẽ ký các giấy tờ liên quan.

Luật Kinh doanh bất động sản xác định môi giới là làm trung gian cho các bên trong các giao dịch, gồm cho thuê và cho thuê lại. Điều 62 nêu những nội dung như tìm đối tác, cung cấp thông tin, hỗ trợ đàm phán và đại diện theo ủy quyền để thực hiện công việc liên quan. Phần đại diện phải được hiểu cùng căn cứ và phạm vi ủy quyền, không phải mọi người môi giới đều tự có quyền thay các bên quyết định. [1]

Nếu một người chỉ giới thiệu giúp theo quan hệ cá nhân, cần xác định đúng hoạt động thực tế thay vì gán ngay toàn bộ mô hình kinh doanh môi giới. Ngược lại, một dịch vụ thu tiền để làm công việc môi giới không nên được miễn kiểm tra chỉ vì tự gọi là hỗ trợ tìm phòng.

Đối chiếu phần giới thiệu với tài liệu và cách cung cấp dịch vụ. Bạn cần biết mình trả cho công việc nào và liên hệ ai khi thông tin phòng không đúng hoặc lịch hẹn không được thực hiện.

Kiểm đơn vị môi giới và người thực hiện

Điều 61 Luật Kinh doanh bất động sản quy định điều kiện với doanh nghiệp môi giới và yêu cầu chứng chỉ đối với cá nhân hành nghề. Khi thuê dịch vụ, hỏi tên pháp lý doanh nghiệp, thông tin liên hệ và cách xác minh người đang làm việc thuộc đơn vị đó. [1]

Nếu người môi giới cung cấp chứng chỉ cá nhân, đối chiếu đúng người qua nguồn phù hợp. Ảnh thẻ người môi giới tự nó chưa xác nhận tư cách hành nghề.

Khi thông tin nhận được không khớp, liên hệ đầu mối của doanh nghiệp qua kênh đã xác minh để hỏi. Đừng chỉ dùng số điện thoại do chính tài khoản đang bị nghi ngờ đưa ra rồi xem đó là xác minh độc lập.

Việc xác minh doanh nghiệp không xác nhận quyền cho thuê căn phòng hoặc nhận cọc. Kiểm tra riêng quyền của bên cho thuê và người nhận tiền.

Tách phí dịch vụ khỏi tiền thuê và tiền cọc

Hỏi khoản được yêu cầu là phí dịch vụ, tiền giữ phòng hay cọc thuê; ghi người nhận, công việc hoặc nghĩa vụ tương ứng và điều kiện xử lý. Nếu chủ nhà trả phí môi giới, vẫn xác nhận người thuê có khoản nào phải trả không.

Thỏa thuận công việc trước khi thỏa thuận số tiền

Bạn có thể cần một đơn vị tìm phòng theo tiêu chí, hoặc chỉ cần hỗ trợ một giao dịch đã chọn. Hai nhu cầu khác nhau về phạm vi. Nếu không ghi rõ, bên dịch vụ có thể coi gửi vài đường dẫn là đã làm xong, trong khi bạn nghĩ phí bao gồm hỗ trợ đến lúc nhận chìa khóa.

Luật Kinh doanh bất động sản quy định hợp đồng kinh doanh dịch vụ là thỏa thuận bằng văn bản; khoản 4 Điều 46 nêu các nội dung chính, trong đó có đối tượng và nội dung dịch vụ, yêu cầu và kết quả, thời hạn, khoản phí cùng phương thức thanh toán. Những nội dung này giúp tránh một thỏa thuận chỉ có giá mà không có việc phải làm. [1]

Ghi tiêu chí có thể kiểm: khu vực, ngân sách, ngày nhận, số người và điều kiện bắt buộc như giờ ra vào hoặc chỗ để xe. Đánh dấu tiêu chí còn linh hoạt thay vì mặc định mọi phòng được giới thiệu đều phù hợp.

Cũng cần biết dịch vụ kết thúc ở đâu. Sau khi ký thuê, họ còn hỗ trợ kiểm bàn giao, bổ sung giấy tờ hay xử lý việc chủ nhà chưa giao đúng hẹn không. Đừng tự cho rằng người đã dẫn xem sẽ trở thành người quản lý phòng trong suốt thời gian bạn ở.

Hỏi ai phải trả phí và khi nào khoản phí phát sinh

Một tin miễn phí cho người thuê có thể là mô hình chủ nhà trả phí cho doanh nghiệp môi giới. Bạn vẫn nên xác nhận mình có phải trả khoản dẫn xem, tìm phòng hoặc khoản nào khác không. Không suy từ chữ miễn phí rằng giá thuê và mọi chi phí vận hành đều đã thấp nhất.

Nếu người thuê phải trả phí, ghi số tiền hoặc cách tính, thời điểm phát sinh và điều kiện hoàn. Làm rõ khoản phí phát sinh khi đi xem, chọn phòng, ký hợp đồng hay nhận phòng.

Điểm c khoản 1 Điều 64 quy định doanh nghiệp môi giới thu phí dịch vụ của khách hàng theo thỏa thuận. Không nên lấy một bảng trên mạng nói nửa tháng hoặc một tháng tiền thuê làm mức pháp luật áp dụng cho mọi giao dịch phòng trọ. [1]

Nếu có khoản mới sau buổi xem, đối chiếu với thỏa thuận dịch vụ đã xác nhận. Việc chưa thuê được phòng không tự giải quyết câu hỏi khoản phí có phải hoàn hay không; cần áp điều kiện đã thỏa thuận.

Hoa hồng của người môi giới khác với phí người thuê trả

Điều 63 Luật Kinh doanh bất động sản nói đến thù lao, hoa hồng cá nhân môi giới được nhận từ doanh nghiệp nơi họ hành nghề, với mức do cá nhân và doanh nghiệp thỏa thuận. Đây không phải cùng quan hệ với phí dịch vụ doanh nghiệp thu từ người thuê theo Điều 64. [1]

Vì vậy, nếu một người nói công ty chia cho họ ít nên bạn phải trả thêm riêng, cần đối chiếu hợp đồng dịch vụ của mình. Thỏa thuận nội bộ giữa người môi giới và doanh nghiệp không tự tạo ra nghĩa vụ mới cho khách thuê.

Tương tự, một khoản chủ nhà trả cho bên môi giới không tự biến thành một phần cọc người thuê bị mất. Chủ nhà và doanh nghiệp cần xử lý khoản phí theo quan hệ của họ, còn số dư cọc và điều kiện hoàn của người thuê phải được ghi nhận đúng.

Người thuê không nhất thiết phải biết mọi chi tiết chia hoa hồng nội bộ. Thông tin cần rõ là mình ký với ai, trả khoản nào, nhận chứng từ nào và ai xử lý khi có yêu cầu đối chiếu. Khi có nhiều người tham gia thu tiền, cần xác định đầu mối chịu trách nhiệm về kết quả dịch vụ.

Ví dụ tách phí dịch vụ khỏi tiền bảo đảm

Giả sử người thuê ký thỏa thuận dịch vụ với doanh nghiệp D, tổng phí là 600.000 đồng. Hai bên thống nhất tạm ứng 200.000 đồng và phần 400.000 đồng còn lại chỉ thanh toán khi hợp đồng thuê đã được ký và căn phòng đã được bàn giao theo điều kiện dịch vụ. Đây là cách thỏa thuận giả định, không phải mốc bắt buộc cho mọi dịch vụ.

Sau khi đã kiểm căn phòng và người có quyền giao dịch, người thuê giao 500.000 đồng cho bên có quyền nhận để bảo đảm việc thuê theo một thỏa thuận riêng. Các bên ghi rõ khoản này được tính vào tổng cọc thuê 3 triệu đồng khi hoàn tất. Tiền thuê tháng đầu cũng là 3 triệu đồng.

Tạm ứng dịch vụ 200.000 đồng và khoản 500.000 đồng tính vào cọc thuộc hai mục đích khác nhau. Không gọi cả 700.000 đồng là cọc phòng rồi đến ngày ký mới chia lại theo ý người thu. Hồ sơ cần thấy người nhận và điều kiện xử lý của từng phần.

Khi việc thuê và dịch vụ hoàn tất đúng giả định, người thuê còn trả 2,5 triệu đồng để đủ cọc, 3 triệu đồng tiền thuê tháng đầu và 400.000 đồng phí dịch vụ còn lại. Tổng tại thời điểm này là 5,9 triệu đồng. Cộng 700.000 đồng đã trả trước, toàn bộ là 6,6 triệu đồng, gồm 3 triệu cọc, 3 triệu thuê và 600.000 đồng dịch vụ.

Nếu bảng cuối cùng vẫn thu đủ 3 triệu cọc và đủ 600.000 đồng dịch vụ mà không ghi hai khoản đã trả trước, người thuê sẽ bị yêu cầu trả lặp 700.000 đồng. Đối chiếu từng dòng sẽ phát hiện sai lệch này dễ hơn việc chỉ hỏi tổng hôm nay đóng bao nhiêu.

Xác định điều kiện tính phí khi chưa nhận phòng

Trong ví dụ, phí còn lại chỉ đến hạn khi cả việc ký và bàn giao đáp ứng điều kiện đã thống nhất. Nếu đã ký nhưng chưa bàn giao, không nên xóa một trong hai điều kiện chỉ để kết luận dịch vụ hoàn tất. Đồng thời, cần đọc kỹ thế nào là bàn giao đạt yêu cầu trong chính thỏa thuận đó.

Giả sử thỏa thuận dịch vụ còn ghi nếu không hoàn tất việc bàn giao trước ngày 5/11 do tình huống đã được các bên xác định thì hoàn lại 200.000 đồng tạm ứng. Khi điều kiện đó xảy ra, yêu cầu hoàn dựa vào nội dung đã thống nhất. Ngày và số tiền này là minh họa, không phải thời hạn hoặc quyền hoàn tự động do pháp luật đặt cho mọi người thuê.

Khoản 500.000 đồng liên quan bảo đảm thuê cần được xử lý theo thỏa thuận riêng với bên có quyền nhận. Việc doanh nghiệp hoàn tạm ứng dịch vụ không tự chứng minh người nhận khoản bảo đảm cũng đã hoàn tiền, và việc còn tranh chấp cọc không tự cho phép giữ phí dịch vụ trái thỏa thuận.

Nếu hồ sơ thật có phí đi xem hoặc chi phí khác đã được đồng ý độc lập, cần đối chiếu riêng. Không dùng ví dụ một dịch vụ theo kết quả để hứa tất cả dịch vụ trên thị trường đều chỉ được thu sau khi khách nhận phòng.

Tài khoản nhận tiền phải khớp quan hệ thanh toán

Khoản 2 Điều 48 Luật Kinh doanh bất động sản quy định doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ bất động sản nhận tiền thanh toán theo hợp đồng dịch vụ từ người thuê thông qua tài khoản mở tại tổ chức tín dụng trong nước hoặc chi nhánh ngân hàng nước ngoài hoạt động hợp pháp tại Việt Nam. Khi trả phí cho doanh nghiệp, cần kiểm hướng dẫn thanh toán và chủ thể nhận phù hợp. [1]

Nếu người môi giới đưa một tài khoản khác với hướng dẫn của đơn vị, hỏi lại trước khi chuyển. Giữ chứng từ gắn với hợp đồng dịch vụ, nội dung khoản trả và xác nhận ghi nhận. Không chỉ lưu một ảnh mã QR không cho biết tiền thuộc giao dịch nào.

Đối với tiền cọc hoặc tiền thuê, kiểm người có quyền nhận trong quan hệ thuê. Nếu môi giới nhận thay, cần có căn cứ phù hợp cho đúng khoản, đúng căn và đúng phạm vi. Thông tin được phép dẫn khách xem không tự là quyền nhận mọi khoản tiền.

Không phải tên người nhận khác tên người sở hữu là đủ kết luận gian lận, nhưng khác biệt cần được giải thích và xác minh. Khi chưa nối được quyền nhận tiền với giao dịch, dừng phần thanh toán để làm rõ, không chuyển vì sợ mất cơ hội rồi hy vọng hồ sơ sẽ được bổ sung sau.

Người hỗ trợ đàm phán không tự được ký thay

Điều 138 và Điều 141 Bộ luật Dân sự quy định về đại diện theo ủy quyền và phạm vi đại diện. Kiểm tra việc nào được giao; giấy ủy quyền không mặc nhiên bao gồm mọi quyết định. [2]

Nếu môi giới nói thay chủ nhà đồng ý giảm giá, hoàn cọc hoặc cho ở thêm người, hãy xác nhận nội dung với đúng bên có quyền hoặc người đại diện trong phạm vi phù hợp. Không nên để hợp đồng ghi mức giá cũ trong khi lời hứa giảm giá chỉ nằm trong cuộc gọi với người dẫn xem.

Khi ký, đối chiếu người ký, vai trò và căn cứ. Nếu có dấu hiệu không có quyền hoặc vượt quyền, hậu quả phải được xem theo quy định và sự việc cụ thể. Các Điều 142, 143 có những trường hợp và ngoại lệ, nên không thể kết luận mọi giao dịch thiếu một giấy tờ đều tự có cùng kết quả. [2]

Người thuê nên giải quyết phần này trước khi giao khoản tiền quan trọng. Phí môi giới đã trả không biến thành bằng chứng rằng tất cả vấn đề đại diện và quyền cho thuê đều đã được bảo đảm.

Được giới thiệu căn khác thì cần kiểm lại dịch vụ

Nếu buổi hẹn là xem phòng có cửa sổ trong khoảng chi phí đã thống nhất, nhưng đến nơi chỉ có căn khác đắt hơn hoặc không đáp ứng điều kiện bắt buộc, hãy ghi rõ sự khác biệt. Đừng chỉ nói phòng không đẹp, vì yêu cầu dịch vụ cần được đối chiếu với tiêu chí đã đưa ra.

Đồng ý xem căn thay thế không đồng nghĩa đồng ý thuê hoặc trả thêm phí. Hỏi lại giá, cọc, điều kiện và phí dịch vụ trước khi quyết định.

Điều 65 Luật Kinh doanh bất động sản đặt nghĩa vụ cung cấp đầy đủ, trung thực hồ sơ, thông tin về bất động sản và trách nhiệm liên quan của doanh nghiệp, cá nhân môi giới. Nếu thông tin sai, cần chỉ rõ thông tin nào, nguồn đã cung cấp và tác động thực tế, thay vì chỉ dựa vào lời cam kết chung uy tín nhiều năm. [1]

Việc yêu cầu hoàn phí hoặc bồi thường còn phải xem hợp đồng, lỗi, thiệt hại và căn cứ áp dụng. Không phải mọi lần khách không thích căn được giới thiệu đều chứng minh bên môi giới vi phạm, nhưng việc thu phí cũng không làm nghĩa vụ cung cấp thông tin biến mất.

Xem phòng và đọc bản thỏa thuận cuối

Môi giới có thể giúp sắp lịch và giải thích thông tin, còn người thuê vẫn cần xem đúng căn sẽ nhận. Đối chiếu địa chỉ, mã phòng, đồ bàn giao, lối ra vào và những điều kiện sử dụng quan trọng. Nếu một phần chưa kiểm được, ghi rõ trước khi quyết định.

Không dùng lời đã có nhiều khách thuê ở đây làm thay cho việc đọc hợp đồng và xem hiện trạng. Cũng không tự thử điện, thiết bị hoặc kết cấu bằng thao tác nguy hiểm để kiểm nhanh trong buổi xem. Những vấn đề cần chuyên môn phải được xử lý phù hợp.

Nếu người dẫn ngăn việc gặp bên có quyền ký, không cho xem thỏa thuận hoặc yêu cầu chuyển khoản chưa giải thích, dừng thanh toán để xác minh. Những dấu hiệu này cần được kiểm tra, chưa tự chứng minh hành vi phạm pháp.

Khi đã nhận đủ thông tin, dành thời gian đọc bản cuối cùng. Một cuộc trao đổi thuận lợi không bảo đảm những gì nói miệng đều đã được đưa vào văn bản, nhất là điều kiện nhận lại tiền hoặc phần dịch vụ sau ký.

Sau khi nhận phòng cần biết ai tiếp tục phụ trách

Làm rõ đầu mối nhận tiền thuê, báo hỏng, tiếp nhận thông tin cư trú và xử lý việc trả phòng theo hồ sơ của nơi ở. Nếu bên môi giới chỉ hoàn thành việc kết nối, đừng mặc định họ tiếp tục giải quyết mọi vấn đề vận hành thay chủ nhà.

Giữ riêng hợp đồng dịch vụ, hợp đồng thuê, biên nhận cọc và biên bản bàn giao. Nếu chuyển khoản tạm ứng sang mục đích khác, ghi rõ để không hạch toán trùng.

Một lời xác nhận ngắn sau bàn giao có thể nêu những công việc dịch vụ đã hoàn tất và phần nào còn chờ, nếu có. Không ký xác nhận mọi việc đã xong chỉ để nhận chìa khóa khi chính điều kiện giao phòng vẫn chưa được đáp ứng.

Nếu đổi người quản lý hoặc nhân viên môi giới nghỉ việc, liên hệ doanh nghiệp qua đầu mối chính thức. Việc một người không trả lời điện thoại không tự làm hợp đồng dịch vụ chuyển sang người khác, cũng không nên khiến bạn mất toàn bộ hồ sơ vì chỉ từng trao đổi trong một tài khoản cá nhân.

Chủ nhà nên tách hoa hồng khỏi sổ cọc người thuê

Khi chủ nhà thuê môi giới tìm khách, cần có thỏa thuận riêng về việc phải làm, mức phí và điều kiện thanh toán. Người thuê nên được biết rõ mình có nghĩa vụ trả phí nào hay không. Không để người môi giới và chủ nhà đưa hai cách giải thích trái nhau vào ngày ký.

Nếu chủ nhà dùng dòng tiền đang có để trả phí môi giới, việc đó không tự làm số dư cọc của khách giảm trong hồ sơ thuê. Nghĩa vụ xử lý khoản cọc vẫn phải được xác định theo thỏa thuận và pháp luật, không phải theo việc tiền vật lý đã được chuyển đi đâu. [2]

Theo dõi khoản phải trả doanh nghiệp và khoản đang giữ của người thuê riêng. Khi kết thúc thuê, đối chiếu cọc theo hồ sơ của người thuê.