Lập, duyệt và phát hành hóa đơn
Kiểm tra khoản phải thu theo phòng, hợp đồng và kỳ trước khi phát hành.
Cần chuẩn bị
Hợp đồng, kỳ, chỉ số và từng khoản cần tính.
Cách thực hiện
Tạo bản nháp đúng kỳ
Bấm Tạo hóa đơn. Chọn Phòng và Kỳ tính tiền; kiểm tra chỉ số điện, đơn giá, tiền nước, phí dịch vụ và giảm trừ.
Tính rồi lưu bản nháp
Bấm Tính và lưu nháp. Tìm hóa đơn vừa tạo trong danh sách rồi mở Chi tiết hóa đơn.
Đối chiếu từng khoản
Đọc người nhận, kỳ thuê và các khoản trong hóa đơn. Đối chiếu tiền thuê với hợp đồng; đối chiếu điện nước với chỉ số đã ghi.
Kiểm tra, duyệt rồi phát hành
Trên hóa đơn, bấm Kiểm tra, sau đó Duyệt và Phát hành. Mỗi trạng thái lưu người thực hiện và là một mốc đối chiếu. Người có quyền ghi trong cơ sở có thể làm cả ba bước; hệ thống không bắt buộc ba người khác nhau.
Gửi hóa đơn cho người thuê
Sau khi phát hành, mở Soạn tin hóa đơn để chép nội dung sang kênh bạn dùng. Chỉ Ghi nhận đã gửi sau khi gửi cho đúng người.
Bốn trạng thái của hóa đơn
- Lưu nhápCòn có thể chỉnh số liệu và tính lại.
- Kiểm traGhi nhận người đã đối chiếu các khoản, kỳ và người nhận.
- DuyệtXác nhận bản đã kiểm tra sẵn sàng phát hành.
- Phát hànhLưu bản hóa đơn đã chốt và ghi nhận số phải thu. Nội dung không sửa trực tiếp sau khi phát hành.
Trạng thái thu tiền được theo dõi riêng: chưa thu, thu một phần hoặc đã thu đủ. Các bước kiểm tra, duyệt và phát hành là những mốc lưu vết; người có quyền ghi trên cơ sở có thể thực hiện tuần tự.
Kết quả cần kiểm tra
Hóa đơn đã phát hành giữ nguyên người nhận, kỳ, khoản tiền và lịch sử kiểm tra. Trạng thái chưa thu, thu một phần hoặc đã thu đủ được theo dõi riêng theo khoản tiền đã phân bổ.
Khi chưa làm được
Bản đã phát hành không sửa trực tiếp; dùng nghiệp vụ điều chỉnh. Hóa đơn tiền phòng phục vụ khoản phải thu; chưa có tích hợp hóa đơn điện tử thuế.