Hợp đồng và bàn giao
Theo dõi kỳ thuê, gia hạn, bản soạn hợp đồng và biên bản bàn giao theo phòng.
Cần chuẩn bị
Phòng, người đứng tên, ngày thuê, tiền thuê, mức cọc đã thỏa thuận và tham chiếu hợp đồng. Chỉ ghi thông tin cần thiết cho nghiệp vụ; không đính kèm ảnh giấy tờ tùy thân hoặc hồ sơ người thuê khi chưa được phép xử lý dữ liệu thật.
Cách thực hiện
Tạo hợp đồng nháp cho phòng trống
Vào Phòng, mở phòng trống rồi bấm Đón người thuê. Chọn đúng người thuê, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, tiền thuê tháng và cọc theo hợp đồng. Nếu cần giữ phòng trước ngày nhận, dùng thao tác Giữ chỗ riêng; giữ chỗ chưa xác nhận đã nhận tiền cọc theo hợp đồng. Lưu hợp đồng nháp để kiểm tra trước khi xác nhận.
Xác nhận hợp đồng và ghi nhận cọc đã nhận riêng
Đối chiếu phòng, người đứng tên, thời hạn, tiền thuê và cọc với thỏa thuận. Xác nhận nhận phòng khi thông tin đã thống nhất. Cọc theo hợp đồng là số tiền phải nộp, chưa phải khoản đã nhận; khi tiền cọc thực sự về, mở Cọc và trả phòng để lập phiếu thu cọc.
Ghi biên bản bàn giao
Mở phòng vừa nhận người thuê rồi chọn Bàn giao. Ghi Ngày đã bàn giao, tham chiếu biên bản và việc hướng dẫn an toàn, rồi lưu biểu mẫu.
Gia hạn hoặc lập quyết định kết thúc thuê
Dùng Gia hạn trên hợp đồng khi hai bên đã thống nhất thời hạn mới. Khi trả phòng, mở đúng hợp đồng / Cọc và trả phòng, ghi ngày chấm dứt và tham chiếu biên bản trả phòng. Một chủ nhà hoặc quản lý lập quyết định; người khác có quyền duyệt mới kết thúc hợp đồng và cập nhật trạng thái phòng. Việc kết thúc không tự hoàn cọc hoặc xóa hóa đơn còn phải thu.
Kết quả cần kiểm tra
Hợp đồng có đúng phòng, người đứng tên và ngày thuê. Mở Bàn giao để xem biên bản đã lưu theo hợp đồng đó.
Khi chưa làm được
Không sửa tên người để thay thế người đứng tên hợp đồng. Nếu chuyển người hoặc chuyển phòng giữa kỳ, cần đối chiếu số điện nước, tiền đã nhận và cọc ở hợp đồng cũ trước khi tạo thỏa thuận mới; phần mềm không tự chuyển cọc hoặc công nợ sang phòng mới. Mẫu Word là bản nháp cần kiểm tra trước khi ký.